Kennisbank · Kosten van inschrijven

Wat kost het om in te schrijven op een aanbesteding?

Bijgewerkt 6 augustus 2026 · 7 min lezen

Meedoen aan een aanbesteding is gratis, maar het opstellen van een goede inschrijving kost tijd en dus geld. Lees wat je werkelijk kwijt bent.

Inschrijven op een aanbesteding kost je geen inschrijfgeld. Een account op TenderNed is gratis, het downloaden van de stukken is gratis en het indienen van je inschrijving is gratis. Aanbestedende diensten mogen geen vergoeding vragen om mee te mogen dingen naar een overheidsopdracht.

De kosten zitten dus vrijwel volledig in je eigen uren, met daarnaast een handvol kleine posten voor verklaringen en uittreksels. Die urenpost wordt structureel onderschat, en dat is precies waarom bedrijven achteraf concluderen dat een aanbesteding niet loonde. Hieronder staat welke posten er zijn, wanneer je ze maakt, en hoe je vooraf uitrekent of een opdracht de moeite waard is.

De posten op een rij

De actuele tarieven voor een uittreksel en een Gedragsverklaring Aanbesteden staan bij de Kamer van Koophandel en bij Justis. Reken er niet mee uit je hoofd, want ze worden periodiek aangepast.

De grootste post: je eigen uren

Hoeveel uur een inschrijving kost, hangt vooral af van hoeveel er op kwaliteit wordt gescoord. Een aanbesteding waarbij alleen de prijs telt en verder een paar formulieren moeten worden ingevuld, is een fractie van het werk van een aanbesteding met een uitgewerkt plan van aanpak.

Als orde van grootte, en nadrukkelijk niet als norm:

• Alleen prijs, enkele formulieren, geen kwalitatieve gunningscriteria. Enkele uren tot een dag, meestal door één persoon.
• Wel kwalitatieve gunningscriteria, een UEA en referentieformulieren. Meerdere dagen, verdeeld over verkoop, techniek, financieel en directie, plus de tijd die je nodig hebt om referentieformulieren ondertekend terug te krijgen.
• Europese procedure met uitgebreide kwaliteitsvragen, eventueel een presentatie of interview. Al snel een paar weken doorlooptijd, ook als het aantal netto uren lager ligt.

Twee uren-posten worden bijna altijd vergeten. De eerste is de doorlooptijd van derden: een oud-opdrachtgever die een referentieformulier moet tekenen werkt niet op jouw planning. De tweede is de vragenronde, die vaak weken vóór de sluitingsdatum ligt. Wie pas twee weken voor sluiting begint, heeft die ronde al gemist en kan onduidelijkheden niet meer laten ophelderen.

Reken het vooraf uit

Je hebt geen ingewikkelde calculatie nodig. Drie getallen die je zelf invult zijn genoeg:

1. Uren: hoeveel uur kost deze inschrijving, inclusief lezen, formulieren, schrijven en controleren.
2. Uurtarief: het tarief dat je intern rekent, of het tarief dat je anders bij een klant had gefactureerd.
3. Slagingskans: hoeveel procent kans geef je jezelf, eerlijk ingeschat op basis van hoeveel inschrijvers je verwacht en hoe goed je op de eisen aansluit.

De rekensom is: uren maal uurtarief, gedeeld door je slagingskans. Dat is wat elke gewonnen opdracht je aan schrijfwerk kost, inclusief de aanbestedingen die je verliest.

Stel dat je 40 uur nodig hebt, intern met 75 euro per uur rekent en jezelf 25 procent kans geeft. Dan kost elke gewonnen opdracht je 12.000 euro aan inschrijfwerk. Bij een contract van 40.000 euro over vier jaar is dat een andere afweging dan bij een eenmalige klus van 40.000 euro. Deze getallen zijn een rekenvoorbeeld, niet een gemiddelde: vul je eigen cijfers in.

Twee dingen die de uitkomst verbeteren: minder aanbestedingen doen maar beter voorbereid, en hergebruik opbouwen. De tweede inschrijving in dezelfde sector kost aanzienlijk minder uren dan de eerste, omdat je bedrijfsgegevens, referentiebeschrijvingen en standaardteksten dan al klaarliggen. Hoe je die basis opbouwt staat in voor het eerst inschrijven op een aanbesteding.

Verklaringen en uittreksels

Deze posten zijn klein, maar ze hebben doorlooptijd en dat is waar ze pijn doen.

• Uittreksel Handelsregister. Een recent uittreksel kost een vast bedrag per stuk bij de Kamer van Koophandel en is direct digitaal beschikbaar.
• Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA). Deze vraag je aan bij Dienst Justis en er geldt een vast tarief. Een GVA is twee jaar geldig vanaf de afgiftedatum, dus een verklaring die je al hebt liggen kun je vaak hergebruiken. Wanneer je hem nodig hebt, staat in wanneer je een Gedragsverklaring Aanbesteden nodig hebt.
• Verklaring betalingsgedrag Belastingdienst. Deze is gratis, maar de doorlooptijd kan enkele weken zijn. Vraag hem dus aan zodra een voorlopige gunning in zicht komt en niet pas als de aanbestedende dienst erom vraagt. Zie de verklaring betalingsgedrag aanvragen en gebruiken.
• Gewaarmerkte vertalingen of notariële stukken. Komen zelden voor, vooral bij internationale opdrachten of buitenlandse concernstructuren, en zijn dan een serieuze post.

Let op het moment: deze stukken worden meestal pas na de voorlopige gunning opgevraagd, in de bewijsmiddelencontrole. De termijn die je dan krijgt is kort. Je maakt de kosten dus laat, maar je moet de doorlooptijd vroeg inplannen.

Bankgaranties en verzekeringen

Bij grotere opdrachten, met name in de bouw en infra, kan de aanbestedende dienst een bankgarantie of een specifieke verzekering eisen, bijvoorbeeld een CAR-verzekering of een aansprakelijkheidsverzekering met een bepaalde dekking. Dat speelt bijna altijd pas na gunning, als uitvoeringsvoorwaarde.

Toch moet je er tijdens het schrijven al naar kijken. Een bankgarantie kost een percentage van het gegarandeerde bedrag per jaar, drukt op je kredietruimte bij de bank en vraagt overleg dat tijd kost. Kun of wil je dat niet regelen, dan is dat een reden om níet in te schrijven, en niet iets om na gunning te ontdekken. Hoe hoog het percentage en het gegarandeerde bedrag zijn, verschilt per bank en per opdracht.

Externe hulp inhuren: wanneer wel

Uitbesteden van het schrijfwerk aan een tekstschrijver, bidmanager of adviesbureau kan lonen, maar niet altijd. Het rendeert het duidelijkst als kwaliteit zwaar meeweegt in de gunning, want dan is het schrijfwerk het verschil tussen winnen en verliezen. Bij een aanbesteding die vrijwel volledig op prijs wordt gegund, koop je er weinig voor.

De tarieven lopen sterk uiteen, van het laten redigeren van een tekst tot volledige begeleiding van een Europese procedure. Vraag altijd vooraf een vast bedrag of een maximum, en weeg dat mee in dezelfde rekensom als hierboven. Wat een goed plan van aanpak onderscheidt, staat in een plan van aanpak schrijven dat op kwaliteit scoort. Vaak is dat genoeg om het zelf te doen.

Kosten als je bezwaar wilt maken

Ben je het niet eens met de gunningsbeslissing, dan kun je binnen de opschortende termijn een kort geding starten. Die termijn is in de praktijk minimaal 20 kalenderdagen na verzending van de beslissing, maar controleer de exacte termijn in je gunningsbrief.

Reken dan op griffierecht en advocaatkosten, plus het risico op een proceskostenveroordeling als je verliest. Het griffierechttarief wordt jaarlijks vastgesteld en verschilt voor natuurlijke personen en rechtspersonen. Dit is geen kostenpost die bij elke inschrijving hoort, maar het is wel de reden om eerst de motivering op te vragen en te beoordelen of er een concreet gebrek zit in de beoordeling. Wanneer dat zinvol is, staat in bezwaar maken tegen een gunningsbeslissing.

Veelgestelde vragen over de kosten

Krijg ik mijn kosten vergoed als ik verlies?

In de regel niet. Inschrijfkosten zijn ondernemersrisico. Bij zware procedures, zoals een concurrentiegerichte dialoog of een niet-openbare procedure met veel uitwerkingswerk, kennen aanbestedende diensten soms een tenderkostenvergoeding toe. Of dat zo is en hoe hoog die is, staat in de aanbestedingsstukken. Staat er niets over, ga er dan vanuit dat je niets krijgt.

Mag een aanbestedende dienst geld vragen voor de stukken?

Nee, niet voor deelname aan de procedure. Alle stukken worden bij een aankondiging via TenderNed kosteloos beschikbaar gesteld.

Kost een Europese aanbesteding meer dan een nationale?

Meestal wel, omdat er meer documentatie en een strakkere onderbouwing bij komt kijken. De drempel zit alleen in uren, niet in kosten van de procedure zelf. Wat er precies anders is, staat in meedoen aan een Europese aanbesteding als klein bedrijf.

Wat je nu doet

Maak vóór je aan een inschrijving begint een inschatting op één A4: hoeveel uur kost dit, wie doet het, welke verklaringen moet je nog opvragen en hoe lang duren die, en hoe schat je je kans in. Zet dat naast de contractwaarde en de looptijd.

De uitkomst is vaak dat je aan minder aanbestedingen meedoet, maar aan de juiste, met meer tijd per stuk. Dat is in de praktijk de goedkoopste manier om te winnen.

← Alle artikelen