Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 3 augustus 2026

1. Rollen onder de AVG

Voor de gegevens die je zelf in TenderMaatje invoert of uploadt (aanbestedingsdocumenten, je bedrijfsprofiel, gegenereerde teksten en de inhoud van je werkruimte) treedt TenderMaatje op als verwerker in de zin van de AVG: wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van jou (of je organisatie) en enkel om de Dienst te leveren. Jij bent voor die gegevens de verwerkingsverantwoordelijke.

Voor je account- en abonnementsgegevens (e-mailadres, bedrijfsnaam en betaalstatus) is Smidt Beheer, dat onder de handelsnaam TenderMaatje opereert, gevestigd te Binnendelta 11M, 1261 WZ Blaricum, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99124254, btw-identificatienummer NL004444074B96, verwerkingsverantwoordelijke. Voor privacyvragen: info@tendermaatje.nl.

2. Welke gegevens we verwerken

Bij het gebruik van TenderMaatje verwerken we:

Accountgegevens: e-mailadres, bedrijfsnaam en een versleutelde (gehashte) weergave van je wachtwoord.
Bedrijfsprofiel: door jou ingevulde kernactiviteiten, certificeringen, team/expertise, onderscheidend vermogen en referentieprojecten.
Documenten & inhoud: aanbestedingsdocumenten die je uploadt of laat ophalen, documenten in je trainingsbibliotheek, gegenereerde concepten, chatberichten en de vastgelegde win/verlies-feedback.
Gebruiks- en technische gegevens: gegevens die nodig zijn om de Dienst te laten werken en te beveiligen (bijv. sessie-informatie en foutlogs).
Betaal- en abonnementsgegevens: als je een betaald abonnement afsluit, verwerken we welk abonnement je hebt en de status daarvan. De feitelijke betaling en bankgegevens lopen via onze betaalprovider (Mollie); wij bewaren geen volledige bankgegevens.

3. Doeleinden en grondslagen

3.1 We verwerken deze gegevens om de Dienst te leveren (het analyseren van aanbestedingen, het genereren van concepten, checks en overige functies), grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
3.2 Voor beveiliging, misbruikpreventie (de fair-use-limiet) en het verbeteren van de Dienst, grondslag: gerechtvaardigd belang.
3.3 We gebruiken je gegevens niet om AI-modellen te trainen en verkopen je gegevens niet.
3.4 De hierboven genoemde grondslagen gelden voor de gegevens waarvoor TenderMaatje verwerkingsverantwoordelijke is; de inhoud die je zelf toevoegt verwerken we uitsluitend in jouw opdracht (zie artikel 1).

4. Subverwerkers en derden

Om de Dienst te leveren schakelen we een beperkt aantal subverwerkers in, die uitsluitend in onze opdracht handelen:

AI-verwerker: aanbestedings- en profielinhoud wordt per aanvraag als context naar een gespecialiseerd AI-taalmodel gestuurd om de analyses en teksten te genereren. Deze verwerking vindt (deels) buiten de EU plaats (Verenigde Staten), op basis van de EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). De verwerker gebruikt de gegevens niet voor modeltraining.
Hosting & opslag: de applicatie, database en documentopslag draaien bij een gespecialiseerde cloudleverancier. De opslag en verwerking van je database- en documentgegevens vinden plaats binnen de Europese Unie (West-Europa).
Betaalprovider (Mollie): betalingen en abonnementen worden verwerkt door Mollie B.V. (Nederland, binnen de EU). Volledige bankgegevens verwerkt Mollie rechtstreeks; wij ontvangen die niet.
E-mail & bot-bescherming: verificatie- en systeemmails en de bescherming tegen geautomatiseerd misbruik lopen via gespecialiseerde dienstverleners, waarbij beperkte technische gegevens (waaronder je IP-adres) worden verwerkt.
Websitestatistieken (Opinly, Google Analytics en Google Tag Manager): het meten van websitebezoek en het bijhouden van welke bezoeken tot een aanmelding of abonnement leiden. Hierbij worden een bezoekersherkenning, bezochte pagina's en beperkte technische gegevens verwerkt; deze verwerking vindt (deels) buiten de EU plaats op basis van de EU-modelcontractbepalingen. Deze diensten worden alleen geladen nadat je daar toestemming voor hebt gegeven.
Gebruiksanalyse van de openbare website (Microsoft Clarity): op onze openbare website (tendermaatje.nl) meten we hoe bezoekers pagina's gebruiken, waaronder opnames van muisbewegingen, kliks en scrollgedrag. Deze dienst wordt niet geladen in de afgeschermde werkomgeving (app.tendermaatje.nl), zodat aanbestedingsdocumenten, analyses en teksten van klanten er nooit in terechtkomen. Ook deze dienst laadt alleen na jouw toestemming; de verwerking vindt (deels) buiten de EU plaats op basis van de EU-modelcontractbepalingen.
Bron (TenderNed): aanbestedingsgegevens worden opgehaald bij TenderNed; hierbij worden geen persoonsgegevens van jou aan TenderNed verstrekt.

Met elke subverwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten. Een actueel overzicht met de namen en vestigingslanden van onze subverwerkers sturen we op verzoek toe aan klanten; mail daarvoor info@tendermaatje.nl. Schakelen we een nieuwe subverwerker in, dan kun je daar bezwaar tegen maken.

5. Bewaartermijnen

We bewaren je gegevens zolang je account actief is. Geüploade aanbestedingsdocumenten (de ruwe bronbestanden) worden na 12 maanden automatisch uit de opslag verwijderd; de door jou verwijderde documenten en accounts worden direct uit de actieve systemen verwijderd. Van de database maken we dagelijks een back-up, die we 14 dagen bewaren. Verwijderde gegevens kunnen in die periode nog in een back-up voorkomen en verdwijnen daarna vanzelf; uit een back-up wordt niets teruggezet behalve bij herstel na een storing. Voor gegevens die we op grond van een wettelijke plicht (bijvoorbeeld belasting en facturatie) langer moeten bewaren, geldt de betreffende wettelijke termijn.

6. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder versleutelde opslag van wachtwoorden, toegang tot documenten en profielgegevens uitsluitend gekoppeld aan het eigen account, en beveiligde verbindingen. Documenten en profielgegevens zijn strikt gescheiden per account en zijn nooit zichtbaar voor andere klanten.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van en bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens, en recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt deze rechten uitoefenen via info@tendermaatje.nl. We reageren binnen de wettelijke termijn.

8. Cookies en websitestatistieken

Om je ingelogd te houden gebruiken we een functionele sessiecookie. Die is strikt noodzakelijk voor het gebruik van de Dienst.

Daarnaast meten we het gebruik van onze website met statistiekdiensten: Opinly, Google Analytics en Google Tag Manager. Daarbij worden een bezoekersherkenning, de bezochte pagina's, de verwijzende bron en beperkte technische gegevens (waaronder je IP-adres) verwerkt. Als je een account aanmaakt of een abonnement afsluit, koppelen we die gebeurtenis aan je e-mailadres om te kunnen zien welke kanalen tot klanten leiden. We gebruiken deze gegevens niet voor advertenties en verkopen ze niet.

Op onze openbare website gebruiken we bovendien Microsoft Clarity, dat vastlegt hoe je pagina's gebruikt: muisbewegingen, kliks en scrollgedrag, en een opname van wat er op de pagina te zien was. Zo zien we waar bezoekers vastlopen. Clarity draait uitsluitend op tendermaatje.nl en nadrukkelijk niet in de afgeschermde werkomgeving op app.tendermaatje.nl. Aanbestedings- documenten, analyses, gegenereerde teksten en gesprekken van klanten worden dus nooit vastgelegd of doorgestuurd.

Deze meting start pas nadat je daar bij je eerste bezoek toestemming voor hebt gegeven. Grondslag: toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG en artikel 11.7a Telecommunicatiewet). Weiger je, dan wordt geen van deze statistiekscripts geladen en wordt er niets op je apparaat geplaatst. Je keuze geldt voor alle genoemde diensten tegelijk en wordt lokaal in je browser bewaard.

Van gedachten veranderd? . Je kunt ons ook mailen via info@tendermaatje.nl.

9. Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We stellen het op prijs als je eerst contact met ons opneemt via info@tendermaatje.nl.

10. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid wijzigen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met een bijgewerkte datum. Bij een materiële wijziging informeren we je per e-mail.