Kennisbank · Inschrijven zonder ervaring

Voor het eerst inschrijven op een aanbesteding

Bijgewerkt 6 augustus 2026 · 9 min lezen

Nooit eerder ingeschreven op een aanbesteding? Deze praktische stappen helpen je om zonder ervaring toch een sterke, complete inschrijving neer te zetten.

Je eerste inschrijving valt of staat bij lezen en administratie, niet bij mooi schrijven. Vrijwel alles ligt vooraf vast: wat er gevraagd wordt, welk bewijs je moet aanleveren, in welk format dat moet en op welk moment de knop dichtgaat. De aanpak die werkt is daarom niet meteen beginnen met schrijven, maar eerst de stukken uit elkaar trekken, per eis noteren wat je moet doen, en pas daarna aan je tekst beginnen.

Hieronder staat eerst kort wat een aanbesteding is en waarom de procedure zo strak is. Zonder dat beeld zijn de losse stappen lastig te plaatsen. Daarna volgt de aanpak in zeven stappen.

Wat is een aanbesteding en waarom is de procedure zo strak?

Een aanbesteding is de procedure waarmee een overheidsorganisatie een opdracht in de markt zet. Die organisatie heet in de stukken de aanbestedende dienst: de Staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling. Boven bepaalde bedragen is zo'n organisatie verplicht om de opdracht openbaar aan te kondigen in plaats van een leverancier te bellen die ze al kent.

De spelregels staan in de Aanbestedingswet 2012. Het leidende principe daarin is gelijke behandeling: elke inschrijver krijgt dezelfde informatie op hetzelfde moment, en de aanbestedende dienst mag tijdens de procedure niet afwijken van de eisen die hij zelf heeft opgeschreven. Daar komt de strengheid vandaan die starters vaak overvalt. Een inschrijving die één minuut te laat binnen is, wordt niet alsnog geaccepteerd, ook niet als hij inhoudelijk de beste is, want dat zou de andere inschrijvers benadelen.

Voor jou betekent dat twee dingen. Ten eerste: alles wat je nodig hebt om te winnen staat in de stukken, je hoeft niets te raden. Ten tweede: er is achteraf geen ruimte om iets recht te zetten dat je bent vergeten.

Waar vind je aanbestedingen en wat kost meedoen?

Nederlandse aanbestedingen worden aangekondigd op TenderNed, het aanbestedingsplatform van de rijksoverheid. Een account is gratis, het downloaden van de stukken is gratis en het indienen van je inschrijving is gratis. Aanbestedende diensten mogen geen bedrag rekenen om mee te mogen dingen naar een opdracht.

De kosten zitten dus niet in een inschrijfgeld maar in je uren, en dat is meteen de belangrijkste afweging voordat je begint. In wat het kost om in te schrijven op een aanbesteding staat welke kostenposten er echt zijn en hoe je uitrekent of een opdracht de moeite waard is.

Welke procedure een aanbestedende dienst kiest (openbaar, niet-openbaar of onderhands) bepaalt hoe je meedoet en hoeveel tijd je hebt. Dat verschil staat uitgelegd in het overzicht van aanbestedingsprocedures en hun vormen.

Geschiktheidseis, uitsluitingsgrond of gunningscriterium?

Deze drie termen worden door beginners het vaakst door elkaar gehaald, terwijl ze een totaal verschillend gevolg hebben. Het onderscheid bepaalt waar je je energie in stopt.

Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zijn met andere woorden drempels: je haalt ze of je haalt ze niet, er zit niets tussenin. Alleen bij gunningscriteria valt er te scoren. De wettelijk verplichte uitsluitingsgronden staan in artikel 2.86 van de Aanbestedingswet 2012 en gaan over onherroepelijke veroordelingen voor bijvoorbeeld deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude of witwassen. Daarnaast mag een aanbestedende dienst facultatieve gronden uit artikel 2.87 toepassen, zoals een faillissement of een ernstige beroepsfout, maar alleen als hij die expliciet van toepassing heeft verklaard in de stukken.

De geschiktheidseisen zijn voor het MKB veruit de lastigste horde. Wat er precies gevraagd mag worden en waar bedrijven op vastlopen, lees je in wat geschiktheidseisen zijn en waarom het MKB erop struikelt.

De aanpak in zeven stappen

Stap 1: bepaal eerst of deze aanbesteding bij je past

Lees de aankondiging en de leidraad één keer globaal door voordat je in de details duikt. Je zoekt op dat moment maar vier dingen: wat wordt er gevraagd, hoe groot en hoe lang is de opdracht, welke harde eisen worden er aan je bedrijf gesteld, en wanneer moet je indienen. Zie je meteen een eis die je onmogelijk kunt halen, bijvoorbeeld een certificaat dat je niet hebt en niet op tijd kunt halen, dan stop je hier en bespaar je jezelf dagen werk.

Stap 2: zet alle documenten en data op een rij

Aanbestedingsstukken bestaan bijna nooit uit één bestand. Je krijgt een aankondiging, een beschrijvend document of offerteaanvraag, een concept-overeenkomst, een programma van eisen en een reeks bijlagen en invulformulieren. Maak een lijst met per document één regel: invullen, ondertekenen, meesturen als bijlage, of alleen ter kennisname.

Zet in diezelfde lijst de data uit de planning: de sluitingsdatum van de vragenronde, de publicatiedatum van de nota van inlichtingen, en de uiterste datum en tijd van indienen. De klassieke beginnersfout is alleen het hoofddocument lezen. De harde eisen staan namelijk vaak juist in de bijlagen.

Stap 3: loop de eisen na en noteer waar je bewijs vandaan komt

Ga nu eis voor eis door de stukken. Noteer per eis drie dingen: waar hij staat, wat de exacte norm is, en waarmee je hem straks bewijst. Voor een omzeteis is dat je jaarrekening, voor een referentie-eis een ondertekend referentieformulier, voor een certificaat het certificaat zelf.

Uit die lijst haal je vanzelf de eisen waarop je direct kunt afvallen. Hoe je die eruit pikt, ook als er niet met zoveel woorden "op straffe van uitsluiting" bij staat, lees je in knock-outcriteria herkennen in aanbestedingsdocumenten.

Stap 4: stel je vragen tijdens de vragenronde

Twijfel je of je aan een eis voldoet, of is een eis dubbelzinnig geformuleerd? Stel dan een vraag via het vragenformulier op TenderNed. De antwoorden komen in de nota van inlichtingen en gelden voor alle inschrijvers, dus je verraadt niets over je eigen positie zolang je je vraag neutraal formuleert.

Dit is de enige fase waarin je nog invloed hebt op wat er gevraagd wordt. De vragenronde sluit altijd ruim vóór de inschrijfdatum, en die datum staat in de planning uit stap 2. Welke vragen wel en niet werken, staat in wat de nota van inlichtingen is en welke vragen je stelt.

Stap 5: vul de Eigen Verklaring of het UEA in

Bij vrijwel elke aanbesteding lever je bij inschrijving nog geen bewijsstukken aan, maar een eigen verklaring. Bij Europese aanbestedingen is dat het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Daarin verklaar je dat de uitsluitingsgronden niet op je van toepassing zijn en dat je aan de geschiktheidseisen voldoet. Pas als je de opdracht voorlopig gegund krijgt, moet je de onderliggende bewijsstukken leveren.

Dat maakt het UEA verraderlijk: het voelt als een formaliteit, maar een onjuiste verklaring is een zelfstandige uitsluitingsgrond, ook als je het onbedoeld verkeerd invulde. Je blijft zelf verantwoordelijk voor wat er staat, ook als je adviseur het heeft ingevuld. De veelgemaakte fouten staan op een rij in het UEA invullen zonder fouten.

Stap 6: schrijf je plan van aanpak langs de gunningscriteria

Pas hier begint het schrijven. Gebruik de gunningscriteria letterlijk als kapstok: neem per criterium de vraag over zoals de aanbestedende dienst hem stelt en beantwoord die puntsgewijs. Beoordelaars werken met een scoreformulier dat langs diezelfde criteria is opgebouwd, dus hoe beter jouw structuur daarop aansluit, hoe makkelijker ze punten kunnen toekennen.

Wees concreet: wie doet wat, met welke aanpak, en waarom past dat bij déze opdracht. Algemene beloftes over kwaliteit en betrokkenheid scoren in de praktijk laag, omdat de beoordelaar er geen onderscheidend punt aan kan hangen. Een uitgewerkte opbouw vind je in een plan van aanpak schrijven dat op kwaliteit scoort.

Let ook op vormeisen zoals een maximumaantal pagina's of een verplicht lettertype. Die zijn niet vrijblijvend.

Stap 7: laat controleren en dien ruim op tijd in

Laat je stukken nalezen door iemand die niet heeft meegeschreven. Die ziet tegenstrijdigheden en ontbrekende bijlagen die jij niet meer ziet. Loop daarna je eisenlijst uit stap 3 nog één keer af en vink pas af wat aantoonbaar in je inschrijving zit.

Dien vervolgens niet op de laatste dag in. Uploaden van grote bestanden, een vergeten wachtwoord of een handtekening die nog geregeld moet worden kosten allemaal tijd die je op de sluitingsdag niet meer hebt. Reken op minimaal een dag speling.

Veelgestelde vragen bij een eerste inschrijving

Moet ik ervaring met aanbestedingen hebben om mee te mogen doen?

Nee. Ervaring met aanbestedingen is nooit een eis. Wat wel gevraagd kan worden is ervaring met vergelijkbaar werk, in de vorm van referentieprojecten. Dat is iets anders: het gaat om je vak, niet om je tenderroutine.

Wat als ik niet aan een omzet- of referentie-eis voldoe?

Dan kun je je in veel gevallen beroepen op de draagkracht of bekwaamheid van een andere partij, bijvoorbeeld een onderaannemer of een combinatiepartner. De Aanbestedingswet 2012 staat dat uitdrukkelijk toe. Je moet het wel correct aangeven in het UEA en die derde partij moet zelf ook een verklaring aanleveren.

Mag ik een aanbesteding halverwege alsnog laten lopen?

Ja. Zolang je niet hebt ingediend, ben je nergens aan gebonden. Beter halverwege stoppen omdat je merkt dat je een knock-outeis niet haalt, dan een inschrijving afmaken die toch wordt uitgesloten.

Krijg ik te horen waarom ik niet heb gewonnen?

Ja. De aanbestedende dienst moet zijn gunningsbeslissing motiveren, met de kenmerken en voordelen van de winnende inschrijving en jouw scores. Je kunt daar gericht op doorvragen binnen de standstill-termijn, die in de praktijk minimaal 20 kalenderdagen is.

Waar het bij een eerste inschrijving meestal misgaat

Niet bij de inhoud. Startende inschrijvers verliezen zelden omdat hun werk niet deugt, maar omdat een bijlage ontbreekt, een handtekening mist, een referentie net buiten de gevraagde periode valt of het uploaden op de laatste dag misgaat. Dat zijn allemaal dingen die je met een eisenlijst en een dag speling voorkomt.

Begin daarom zodra de aanbesteding gepubliceerd is met stap 1 tot en met 3, plan de vragenronde in je agenda, en houd het schrijven voor het laatst. Dan is je eerste inschrijving vooral een kwestie van doorwerken, en niet van hopen dat je niets bent vergeten.

← Alle artikelen