Kennisbank · Aanbestedingsprocedures

Openbare, niet-openbare of onderhandse aanbesteding

Bijgewerkt 6 augustus 2026 · 9 min lezen

Openbaar, niet-openbaar of onderhands: het verschil, de minimale termijnen per procedure en wat elke vorm betekent voor de tijd die je erin steekt.

Bij een openbare procedure mag iedereen direct inschrijven. Bij een niet-openbare procedure meld je je eerst aan, selecteert de aanbestedende dienst een beperkt aantal partijen, en pas daarna mag je een aanbieding doen. Bij onderhandse gunning is er geen publieke aankondiging: de aanbestedende dienst benadert zelf een of meer bedrijven met de vraag om een offerte. Drie routes, met andere termijnen, andere criteria en een andere hoeveelheid werk voordat je weet of je kans maakt.

Welke vorm het is, staat in de aankondiging op TenderNed onder het type procedure. Bij onderhandse gunning is er geen aankondiging en ontvang je een uitnodiging per e-mail of brief.

De drie vormen naast elkaar

De onderste rij is voor het MKB vaak doorslaggevend. Bij een openbare procedure schrijf je een volledig voorstel zonder te weten of er drie of dertig partijen meedoen. Bij de andere twee weet je dat op enig moment wel.

Welke termijnen gelden per procedure

Voor Europese aanbestedingen legt de Aanbestedingswet 2012 minimumtermijnen vast. Dat zijn minima: een aanbestedende dienst mag altijd meer tijd geven, en doet dat bij complexe opdrachten meestal ook.

Een paar dingen om te onthouden:

• De termijn loopt vanaf de verzenddatum van de aankondiging of de uitnodiging, niet vanaf de dag dat jij hem ziet in je zoekprofiel. Wie pas na een week kijkt, is een week kwijt.
• Verkortingen stapelen. Een openbare procedure met een geldige vooraankondiging én elektronische indiening kan naar tien dagen. Dat is weinig voor een compleet plan van aanpak.
• Decentrale aanbestedende diensten, zoals gemeenten en provincies, mogen bij een niet-openbare procedure de inschrijvingstermijn in onderling overleg met de geselecteerde partijen vaststellen. Komt er geen overeenstemming, dan geldt een ondergrens van tien dagen.
• Wordt er in de nota van inlichtingen iets wezenlijks aan de stukken veranderd, of komen de antwoorden te laat, dan moet de inschrijvingstermijn worden verlengd. Zie de nota van inlichtingen en welke vragen je stelt.

Voor onderhandse procedures onder de Europese drempelwaarden staan deze termijnen niet in de wet. De aanbestedende dienst bepaalt ze zelf, maar moet daarbij wel proportioneel zijn: een offerte van vijf dagen vragen voor een opdracht die maanden voorbereiding kost, houdt geen stand. De Gids Proportionaliteit geeft hiervoor de kaders.

Openbare procedure: iedereen mag meedoen

De openbare procedure is de meest voorkomende vorm op TenderNed. Er is één aankondiging, één deadline en één document dat alles bevat.

• De aanbesteding is voor iedere ondernemer toegankelijk.
• Je dient in één keer je complete inschrijving in: het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, plan van aanpak, prijs en bewijsstukken.
• Er is geen voorselectie. De aanbestedende dienst toetst alle binnengekomen inschrijvingen op uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningscriteria.
• Je weet vooraf niet hoeveel concurrenten meedoen.

Voordeel: geen drempel vooraf. Je investeert je tijd direct in inhoud en niemand kan je er van tevoren uit selecteren.

Nadeel: je doet de volledige investering blind. Blijkt achteraf dat er vijftien partijen hebben ingeschreven, dan heb je hetzelfde werk gedaan voor een veel kleinere kans. Wat die investering ongeveer kost, staat in wat het kost om in te schrijven op een aanbesteding.

Niet-openbare procedure: eerst selecteren, dan inschrijven

Bij de niet-openbare procedure zit er een extra stap tussen aankondiging en inschrijving.

1. Aanmeldingsfase. Je dient een verzoek tot deelname in, meestal met het Uniform Europees Aanbestedingsdocument en bewijs van geschiktheid: omzet, ervaring, referenties, verzekering.
2. Selectiefase. De aanbestedende dienst beoordeelt de aanmeldingen en selecteert een beperkt aantal partijen op basis van vooraf bekendgemaakte selectiecriteria.
3. Inschrijvingsfase. Alleen de geselecteerde partijen krijgen de volledige uitvraag en mogen een aanbieding doen.

Deze vorm wordt vaker gebruikt bij complexe of omvangrijke opdrachten, waarbij de aanbestedende dienst het aantal uitgewerkte inschrijvingen wil beperken.

Voordeel: je verdeelt je energie. De aanmelding kost minder tijd dan een volledige inschrijving, en als je door de selectie komt, weet je tegen hoeveel partijen je het opneemt.

Nadeel: val je af in de selectiefase, dan krijg je nooit de kans om te laten zien wat je aanbieding waard was. Hoe scherp je prijs of hoe goed je aanpak ook zou zijn geweest.

Maak daarom scherp onderscheid tussen twee soorten criteria:

• Selectiecriteria bepalen of je mág inschrijven. Dit zijn geschiktheidseisen zoals omzet, referenties en beroepsbekwaamheid, vaak met een rangorde erin. Zie wat geschiktheidseisen zijn en waarom het MKB erop struikelt.
• Gunningscriteria bepalen wie wínt: prijs, kwaliteit, plan van aanpak. Ze gelden alleen voor wie de selectie doorstaat.

Bij een niet-openbare procedure staat of valt alles met je referenties. Hoe je die beschrijft, staat in wat een referentieproject is bij een aanbesteding.

Onderhandse gunning: geen publieke aankondiging

Bij onderhandse gunning benadert de aanbestedende dienst zelf een of meer partijen.

• Enkelvoudig onderhands: één partij wordt gevraagd een offerte uit te brengen.
• Meervoudig onderhands: meerdere partijen worden uitgenodigd, zonder publieke aankondiging.

Dit mag bij opdrachten onder de Europese drempelwaarden, binnen het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid van de aanbestedende dienst. Elke gemeente, provincie en elk ministerie legt daarin eigen bedragen vast: tot welk bedrag enkelvoudig onderhands mag, tot welk bedrag meervoudig onderhands, en wanneer er nationaal of Europees moet worden aanbesteed. Die bedragen verschillen per organisatie en staan meestal openbaar op de website van de aanbestedende dienst. De Europese drempelwaarden zelf worden elke twee jaar herzien; de actuele bedragen en de Gids Proportionaliteit vind je op pianoo.nl.

Ook bij onderhandse gunning gelden de basisbeginselen van de Aanbestedingswet 2012: gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit. Uitgenodigde partijen moeten dezelfde informatie krijgen en op dezelfde manier worden beoordeeld.

Voordeel: je kunt gevraagd worden zonder zelf te zoeken, en het aantal concurrenten is klein.

Nadeel: je mist deze opdrachten volledig als je niet op de radar staat, want ze worden niet gepubliceerd op TenderNed. Zichtbaarheid bouw je op via marktconsultaties, inkoopdagen, brancheverenigingen en direct contact met inkopers in jouw regio.

Let ook op de rechtsbescherming. Bij een onderhandse gunning geldt de wettelijke opschortende termijn van twintig dagen niet. Wat dat betekent als je verliest, staat in de Alcatel-termijn en wat je ermee kunt.

Welke vormen zijn er nog meer

Openbaar, niet-openbaar en onderhands dekken het grootste deel van wat je op TenderNed tegenkomt, maar niet alles.

• Mededingingsprocedure met onderhandeling. Na een selectiefase wordt er over de inschrijvingen onderhandeld. Alleen toegestaan in de gevallen die de wet noemt, bijvoorbeeld als de opdracht niet zonder aanpassing van bestaande oplossingen kan worden vervuld.
• Concurrentiegerichte dialoog. Voor complexe opdrachten waarbij de aanbestedende dienst vooraf niet kan omschrijven hoe de oplossing eruitziet. Er wordt in rondes met de geselecteerde partijen gesproken voordat er wordt ingeschreven.
• Innovatiepartnerschap. Voor het ontwikkelen én afnemen van iets dat nog niet op de markt is.
• Raamovereenkomst. Geen procedure op zich, maar een afspraak met een of meer leveranciers waaruit later opdrachten worden verstrekt, via een minicompetitie of via een vaste verdeelsleutel.
• Dynamisch aankoopsysteem. Een elektronisch systeem waar je je gedurende de looptijd bij kunt aanmelden; per opdracht wordt er een aanvraag uitgezet onder de toegelaten deelnemers.

Deze vormen vragen meer voorbereidingstijd en vaak een langere adem. Voor een MKB-bedrijf dat begint, zijn de openbare en de meervoudig onderhandse route het meest realistisch.

Hoe herken je welke procedure van toepassing is

Op TenderNed staat de procedurevorm in de aankondiging, meestal onder het kopje type procedure. Let op deze benamingen:

• Openbare procedure of open procedure
• Niet-openbare procedure, soms met de toevoeging met voorafgaande bekendmaking
• Mededingingsprocedure met onderhandeling, concurrentiegerichte dialoog of innovatiepartnerschap

Controleer daarnaast altijd de planning in de aanbestedingsstukken. Twee deadlines betekent bijna altijd een niet-openbare procedure of een variant daarvan; één deadline duidt op een openbare procedure. Twijfel je, stel dan een vraag in de vragenronde.

Veelgestelde vragen

Welke procedure is het gunstigst voor een klein bedrijf?

Meervoudig onderhands geeft de hoogste slagingskans per bestede uur, omdat het aantal genodigden klein is. Een openbare procedure is het makkelijkst te vinden en kent geen voorselectie, maar kost de meeste tijd zonder zekerheid.

Mag de aanbestedende dienst zelf kiezen welke procedure hij gebruikt?

Boven de Europese drempel is de keuze beperkt: openbaar en niet-openbaar mogen altijd, de andere vormen alleen in de gevallen die de wet noemt. Onder de drempel is er meer vrijheid, maar de keuze moet proportioneel zijn en passen binnen het eigen inkoopbeleid.

Hoeveel partijen worden er uitgenodigd bij meervoudig onderhands?

Dat legt de aanbestedende dienst zelf vast in het inkoopbeleid en in de uitnodiging. De Gids Proportionaliteit geeft hiervoor richtsnoeren, afgestemd op de omvang van de opdracht.

Kan een niet-openbare procedure worden ingetrokken na de selectie?

Ja. Een aanbestedende dienst mag een procedure staken, ook na de selectiefase. Dat moet wel gemotiveerd worden en mag niet worden gebruikt om alsnog aan een gewenste partij te gunnen.

Wat je nu moet doen

Kijk bij je volgende kansrijke aanbesteding eerst welk type procedure het is en welke deadline daarbij hoort, vóórdat je begint met schrijven. Reken bij een niet-openbare procedure terug vanaf de aanmelddeadline en zet je referenties en geschiktheidsbewijzen als eerste op orde, want daar val je af of niet. Bij een openbare procedure plan je vanaf de inschrijfdeadline terug en houd je rekening met een mogelijke verkorting van de termijn. Wil je onderhandse kansen niet mislopen, zet dan deze maand nog een uur opzij om je bedrijf onder de aandacht te brengen bij de inkopers in jouw regio, want die opdrachten vind je niet met een zoekopdracht.

← Alle artikelen