Kennisbank · Geschiktheidseisen

Wat is een referentieproject bij een aanbesteding?

Bijgewerkt 6 augustus 2026 · 7 min lezen

Een referentieproject bewijst je ervaring met vergelijkbare opdrachten. Lees waar het aan moet voldoen en hoe je het goed beschrijft in je inschrijving.

Een referentieproject is een opdracht die je eerder hebt uitgevoerd en die je gebruikt om te bewijzen dat je de aanbestede opdracht aankunt. De aanbestedende dienst vraagt er meestal om onder de geschiktheidseisen, in de categorie technische bekwaamheid. Het moet aantoonbaar vergelijkbaar zijn met de opdracht waarop je inschrijft, het moet binnen de gestelde periode zijn uitgevoerd, en de opdrachtgever van dat project moet het kunnen bevestigen.

Een referentie is bewijs, geen belofte. De aanbestedende dienst wil zeker weten dat je niet voor het eerst een klus van deze omvang en complexiteit doet, en controleert dat desgewenst door de opgegeven contactpersoon te bellen.

Waar de eis staat en hoe je hem leest

De eisen aan referenties staan in het aanbestedingsdocument onder de geschiktheidseisen, vaak met een apart referentieformulier als bijlage. Dat formulier moet in veel gevallen worden ingevuld en ondertekend door de opdrachtgever van het referentieproject, niet door jezelf.

Lees dat formulier door vóórdat je een referentie kiest. Klopt het format niet, ontbreekt een handtekening of gebruik je je eigen sjabloon terwijl er een voorgeschreven formulier is, dan kan je inschrijving daarop worden afgewezen. Bij een eis die als knock-outcriterium is geformuleerd, krijg je daarvoor geen herstelkans.

Hoe oud mag een referentie zijn

Dit is de eis waar de meeste inschrijvers op struikelen, en er zit een vaste systematiek achter. De Aanbestedingswet 2012 gaat uit van verschillende periodes voor werken en voor leveringen en diensten:

De aanbestedende dienst mag die periode verlengen als dat nodig is om voldoende mededinging te waarborgen. Verkorten komt ook voor, maar dan moet hij daar een goede reden voor hebben. Wat er in jouw aanbesteding staat, gaat dus vóór de standaardperiode.

Let daarnaast op het peilmoment. Rekent de aanbestedende dienst vanaf de startdatum van het project, de opleverdatum of de periode waarin het project liep? Een referentie die net buiten de gestelde periode valt, voldoet niet, ook niet als de inhoud perfect aansluit. Twijfel je over de uitleg, stel die vraag dan via de nota van inlichtingen, want het antwoord daar is bindend en geldt voor iedereen.

Waaraan een referentieproject verder moet voldoen

Vergelijkbaarheid en kerncompetenties

De referentie moet aantoonbaar lijken op de opdracht waarop je inschrijft. Aanbestedende diensten knippen dat meestal op in kerncompetenties: de twee of drie dingen die je aantoonbaar moet kunnen. Denk aan onderhoud aan gemeentelijke gebouwen, werken in een monumentaal pand of levering aan meerdere locaties tegelijk.

De Gids Proportionaliteit, het richtsnoer dat aanbestedende diensten moeten volgen of gemotiveerd van moeten afwijken, schrijft voor dat er per kerncompetentie maximaal één referentie gevraagd wordt. Zie je in een aanbesteding dat er per kerncompetentie meerdere referenties worden geëist, dan is dat een terecht punt voor de vragenronde.

Interpreteer "vergelijkbaar" niet te ruim in je eigen voordeel. Loop de kerncompetenties één voor één langs en schrijf per competentie op waarom jouw referentie erop aansluit. Sluit een onderdeel niet aan, wees daar dan open over of kies een andere referentie. Wegmoffelen valt op bij de verificatie.

Omvang en waarde

Vraagt de aanbesteding om een minimale opdrachtwaarde, dan moet je die kunnen onderbouwen met een bedrag dat de opdrachtgever van de referentie ook bevestigt. Noem het bedrag concreet en zeg erbij of het exclusief btw is en of het om de totale contractwaarde of om de jaarwaarde gaat. Ronde, vage bedragen wekken twijfel; een precies bedrag met een korte toelichting overtuigt.

Aantal referenties

Sommige aanbestedingen vragen één referentie, andere twee of drie. Cruciaal is of elke referentie afzonderlijk aan alle eisen moet voldoen, of dat de referenties samen alle kerncompetenties mogen dekken. Dat verschil bepaalt volledig welke projecten je selecteert, en het staat er niet altijd even duidelijk. Vraag het na als het niet ondubbelzinnig is.

Contactgegevens en verificatie

Bijna altijd moet je een contactpersoon bij de opdrachtgever opgeven, met telefoonnummer en e-mailadres. De aanbestedende dienst mag die persoon bellen om de referentie te verifiëren.

Informeer die contactpersoon vooraf en vraag toestemming. Check ook of hij er nog werkt en of hij zich het project herinnert zoals jij het beschrijft. Een contactpersoon die niet opneemt of die een ander verhaal vertelt dan jouw beschrijving, is een probleem dat je pas ontdekt als het te laat is.

Hoe je een referentie goed beschrijft

• Gebruik de terminologie uit de aanbesteding. Wordt er gevraagd naar "onderhoud aan technische installaties", schrijf dat dan ook zo op en niet als "servicewerkzaamheden aan gebouwgebonden techniek".
• Beschrijf wat jouw rol was: hoofdaannemer, onderaannemer of combinant. Dat maakt verschil voor de vraag of de ervaring van jou is.
• Noem concrete cijfers: opdrachtwaarde, looptijd in maanden, aantal locaties, aantal ingezette medewerkers. Kwalificaties als "groot" en "complex" zeggen zonder getal niets.
• Volg de structuur van de eis. Staan er drie kerncompetenties in de aanbesteding, gebruik dan drie kopjes met dezelfde namen. De beoordelaar moet het kunnen afvinken zonder te zoeken.
• Let op de maximale lengte. Overschrijding kan betekenen dat het overtollige deel niet meetelt, net als bij de paginalimiet voor je inschrijving.
• Laat het formulier op tijd ondertekenen. Dit is het onderdeel waar de tijdsdruk ontstaat, omdat je afhankelijk bent van iemand anders.

Wat als je geen passende referentie hebt

Er zijn drie routes, en ze hebben elk hun eigen voorwaarden.

Een beroep doen op een derde. Je gebruikt de referentie van een onderaannemer of een andere partij. Dat mag, maar er zit een harde voorwaarde aan: als de gevraagde ervaring nodig is voor de uitvoering van het werk of de dienst, moet die partij het betreffende deel ook daadwerkelijk uitvoeren. Je kunt ervaring dus niet los inhuren op papier. Je moet het beroep bovendien vermelden in het UEA, en die partij vult meestal een eigen UEA in. Hoe dat werkt staat in de uitleg over het UEA invullen zonder fouten.

Inschrijven in combinatie. Je vormt samen met een andere onderneming één inschrijver. De referenties van beide partijen tellen dan mee, maar je bent ook samen aansprakelijk voor de uitvoering.

Steunen op je eigen concern. Gebruik je de referentie van een moeder-, zuster- of dochterbedrijf, dan is dat formeel ook een beroep op een derde. Meestal hoort daar een concernverklaring bij.

Past geen van deze routes, dan is de eerlijke conclusie dat deze aanbesteding niet voor jou is. Dat is vervelend, maar goedkoper dan een inschrijving schrijven die op de geschiktheidseisen sneuvelt. Meer over waarom het MKB juist hier afvalt, staat in de uitleg over geschiktheidseisen en waarom het MKB erop struikelt.

Veelgestelde vragen over referentieprojecten

Mag een lopend project als referentie dienen?

Dat hangt van de eis af. Vraagt de aanbesteding om een afgeronde opdracht, dan telt een lopend project niet mee. Sommige aanbestedingen accepteren een lopend project wel, mits een bepaald deel is opgeleverd. Kijk of er "afgerond" of "uitgevoerd" staat, want dat is niet hetzelfde.

Mag je een referentie bij een private opdrachtgever gebruiken?

Ja, tenzij de aanbesteding uitdrukkelijk om ervaring bij een overheidsorganisatie vraagt. Zo'n eis is niet vanzelfsprekend proportioneel, dus het is een redelijke vraag voor de vragenronde als je hem tegenkomt.

Wat als de opdrachtgever geen referentieformulier wil tekenen?

Dat komt voor, bijvoorbeeld bij organisaties met een beleid daarover. Kies dan een andere referentie of vraag de aanbestedende dienst vooraf of een andere vorm van bevestiging volstaat. Dien nooit een formulier in met een handtekening die je zelf hebt geplaatst of geplakt.

Telt een referentie van een medewerker die bij jou is komen werken?

Nee. Referenties gaan over de ervaring van de onderneming, niet over die van een individu. Persoonlijke ervaring speelt wel bij eisen aan sleutelfunctionarissen, en dat is een aparte eis met eigen bewijsstukken zoals cv's.

Wanneer lever je de referenties aan?

Bij een geschiktheidseis verklaar je in het UEA dat je eraan voldoet, en lever je de ondertekende formulieren aan bij de bewijsmiddelencontrole na de voorlopige gunning. Wordt de referentie beoordeeld als onderdeel van de kwaliteit, dan lever je hem meteen bij inschrijving aan.

Wat je nu doet

Leg een vast referentieoverzicht aan voordat je aan een inschrijving begint: per project de opdrachtgever, de contactpersoon, de start- en opleverdatum, de opdrachtwaarde, jouw rol en de kerncompetenties die het aantoont. Werk dat één keer per kwartaal bij. Dan hoef je bij een aanbesteding alleen nog te selecteren in plaats van te reconstrueren, en zie je in één oogopslag wanneer een sterke referentie buiten de vijf- of driejaarstermijn dreigt te vallen. Vraag toestemming aan je contactpersonen op het moment dat je het overzicht aanlegt, niet in de week van de deadline.

← Alle artikelen