Kennisbank · Eigen Verklaring / UEA

UEA invullen zonder fouten: zo voorkom je uitsluiting

Bijgewerkt 6 augustus 2026 · 9 min lezen

Praktische uitleg over het invullen van het UEA: de fouten die het vaakst gemaakt worden, verplichte en optionele uitsluitingsgronden, en de ondertekening.

Je vult het UEA foutloos in door drie dingen te controleren: of je het formulier van déze aanbesteding gebruikt, welke facultatieve uitsluitingsgronden de aanbestedende dienst heeft aangezet, en of het document is ondertekend door iemand die volgens het handelsregister bevoegd is. Inschrijvingen die op het UEA stranden, stranden bijna altijd op een van die drie punten en zelden op de inhoud.

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument is een eigen verklaring. Je stuurt er nog geen bewijsstukken bij, zoals een Gedragsverklaring Aanbesteden of een uittreksel uit het handelsregister. Die vraagt de aanbestedende dienst pas op bij de partij die de opdracht voorlopig gegund krijgt. Vrijblijvend is het daarmee niet: blijkt later dat je iets onjuist hebt verklaard, dan kun je alsnog worden uitgesloten, ook als je op dat moment al als winnaar was aangewezen.

Wat het UEA precies is

Het UEA is de Nederlandse versie van het Europese standaardformulier dat in Europese stukken ESPD heet (European Single Procurement Document). Het is sinds 2016 het vaste formulier voor de eigen verklaring bij Nederlandse aanbestedingen en verving de oude Eigen Verklaring. Bij elke aanbesteding hoort een eigen UEA, dat de aanbestedende dienst zelf klaarzet met de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen van die specifieke opdracht.

Je verklaart er twee dingen mee:

• dat de uitsluitingsgronden die voor deze aanbesteding gelden, niet op jouw onderneming van toepassing zijn;
• dat je voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen, zoals omzet, ervaring, verzekering en certificering. Wat die eisen precies inhouden lees je in de uitleg over geschiktheidseisen en waarom het MKB erop struikelt.

Uit welke delen bestaat het UEA

Het formulier is opgebouwd uit zes delen. Als je weet welk deel waarover gaat, vind je sneller terug waar de aanbestedende dienst iets van je vraagt.

Deel V speelt alleen bij procedures waarin eerst een selectieronde plaatsvindt, zoals de niet-openbare procedure. Welke procedures er zijn en wanneer je met een selectieronde te maken krijgt, staat in het overzicht van de aanbestedingsprocedures en hun vormen.

De fouten die het vaakst tot uitsluiting leiden

Fout 1: een oud UEA hergebruiken

Elke aanbesteding heeft een eigen UEA, toegesneden op de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen van die opdracht. Gebruik nooit een exemplaar dat je bij een andere aanbesteding hebt ingevuld, ook niet als het om dezelfde aanbestedende dienst gaat. De vragen en de combinatie van criteria verschillen.

Download het UEA dus altijd opnieuw bij de aanbesteding waarop je inschrijft, en controleer of er via de nota van inlichtingen nog een gewijzigde versie is gepubliceerd. Hoe die vragenronde werkt, lees je in de uitleg over de nota van inlichtingen en de vragen die je stelt.

Fout 2: verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden door elkaar halen

In deel III kom je twee soorten uitsluitingsgronden tegen, en het verschil is groot.

Verplichte uitsluitingsgronden (artikel 2.86 Aanbestedingswet 2012). Dit zijn onherroepelijke veroordelingen voor onder meer deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, terroristische misdrijven, witwassen en mensenhandel. Is hiervan sprake, dan moet de aanbestedende dienst je in beginsel uitsluiten. Er is geen keuzevrijheid. De wet kijkt hierbij vier jaar terug vanaf het moment dat je je inschrijving of verzoek tot deelneming indient.

Facultatieve uitsluitingsgronden (artikel 2.87 Aanbestedingswet 2012). Denk aan faillissement, een ernstige beroepsfout, belangenverstrengeling of het niet nakomen van fiscale verplichtingen. De aanbestedende dienst kiest per aanbesteding welke van deze gronden hij toepast. Hier kijkt de wet drie jaar terug.

Die keuze staat in de aanbestedingsstukken, meestal in het beschrijvend document of de leidraad. Vink dus niet automatisch overal "nee" aan zonder te checken welke gronden zijn aangezet, en antwoord nooit "niet van toepassing" bij een grond die de aanbestedende dienst wel degelijk heeft geactiveerd.

Twijfel je of iets onder een uitsluitingsgrond valt? Meld het dan en licht het toe in het toelichtingsveld. Verzwijgen is riskanter dan melden, omdat een onjuiste verklaring op zichzelf een reden voor uitsluiting kan zijn.

Fout 3: het UEA van combinanten en derden vergeten

Schrijf je in met een combinatie, of doe je een beroep op een derde om aan een geschiktheidseis te voldoen, bijvoorbeeld omzet of referenties van een moederbedrijf? Dan levert elke partij een eigen, volledig ingevuld en ondertekend UEA aan. Dit wordt het vaakst vergeten bij de partij van wie je capaciteit inleent. Steun je op een ander bedrijf binnen je eigen groep, kijk dan ook naar de concernverklaring en wanneer je die nodig hebt.

Voor onderaannemers op wie je géén beroep doet om aan de eisen te voldoen, mag de aanbestedende dienst een beperkt UEA vragen, in de praktijk alleen de identificatiegegevens en de uitsluitingsgronden. Of dat gebeurt, staat in de leidraad. Tel dus letterlijk na hoeveel UEA's je moet indienen en van wie.

Fout 4: onbevoegd of helemaal niet ondertekenen

Een UEA zonder handtekening, of met een handtekening van iemand die het bedrijf niet mag vertegenwoordigen, is een klassieke reden voor uitsluiting. Controleer:

• wie er volgens het uittreksel uit het handelsregister bevoegd is, en of dat zelfstandig of gezamenlijk met een ander is;
• of de leidraad om een digitale ondertekening via TenderNed vraagt of om een gescande handtekening;
• of de datum van ondertekening vóór het sluitingsmoment ligt en aansluit bij de rest van je inschrijving.

Is je tekenbevoegde met vakantie in de week van de deadline, regel dan vooraf een volmacht en voeg die toe.

Fout 5: vragen half beantwoorden

Veelgemaakte fouten in deel II tot en met IV:

• een vraag met "ja" beantwoorden en het verplichte toelichtingsveld leeg laten;
• bedrijfsgegevens invullen die afwijken van het handelsregister, zoals een oude tenaamstelling, een verhuisd adres of een ontbrekend KvK-nummer;
• geschiktheidseisen bevestigend beantwoorden terwijl je het bewijs niet rond krijgt als het later wordt opgevraagd.

Vul het UEA in alsof het meteen gecontroleerd wordt, ook al gebeurt dat pas na de voorlopige gunning.

Fout 6: tegenstrijdigheden met de rest van je inschrijving

Aanbestedende diensten leggen het UEA naast de rest van je inschrijving. Noem je in deel IV een referentieproject dat je in je plan van aanpak niet terug laat komen, of staat er in je plan een certificaat dat je in het UEA niet hebt aangevinkt? Dat soort verschillen valt op en roept vragen op over de betrouwbaarheid van je stukken. Loop je inschrijving daarom aan het eind één keer door op consistentie tussen het plan van aanpak, het UEA en de bijlagen.

Wanneer je alsnog bewijsstukken moet aanleveren

Krijg je de opdracht voorlopig gegund, dan volgt de bewijsmiddelencontrole. De aanbestedende dienst vraagt dan de documenten op die je verklaring in het UEA onderbouwen. In de praktijk gaat het om:

• de Gedragsverklaring Aanbesteden van Justis voor de verplichte uitsluitingsgronden;
• een verklaring betalingsgedrag van de Belastingdienst voor de fiscale verplichtingen;
• een recent uittreksel uit het handelsregister van de KvK;
• de certificaten die de aanbestedende dienst vraagt, zoals ISO 9001 of VCA;
• ondertekende referentieformulieren en een verzekeringsbewijs.

De termijn waarbinnen je die stukken moet aanleveren staat in de aanbestedingsstukken en verschilt per aanbesteding. Reken er niet op dat je die termijn haalt als je pas op dat moment begint met aanvragen, want de doorlooptijd van een Gedragsverklaring Aanbesteden ligt niet in jouw hand.

Veelgestelde vragen over het UEA

Wat kost een UEA?

Niets. Het UEA is een formulier dat de aanbestedende dienst bij de aanbestedingsstukken publiceert en dat je zelf invult. De bewijsstukken die er in de gunningsfase bij horen kosten wel geld, zoals de Gedragsverklaring Aanbesteden en een uittreksel uit het handelsregister.

Hoe lang is een UEA geldig?

Een UEA heeft geen geldigheidsduur, want het hoort bij één aanbesteding. Voor elke nieuwe aanbesteding vul je een nieuw exemplaar in. Wel geldt dat je verklaring juist moet zijn op het moment van indienen: verandert er tussen inschrijving en gunning iets wezenlijks aan je situatie, meld dat dan bij de aanbestedende dienst.

Moet elke partij een eigen UEA invullen?

Ja, voor combinanten en voor elke derde op wiens bekwaamheid je een beroep doet. Voor overige onderaannemers hangt het af van wat de aanbestedende dienst vraagt.

Mag je een fout in het UEA nog herstellen?

Soms. Een aanbestedende dienst mag om verduidelijking of aanvulling vragen, maar mag daarmee niet toestaan dat je feitelijk een nieuwe of gewijzigde inschrijving indient. Een kennelijke verschrijving is daarom eerder herstelbaar dan een ontbrekende handtekening of een ontbrekend UEA van een partij op wie je steunt. Ga er nooit van uit dat je een herstelkans krijgt: bij een eis die als knock-outcriterium is geformuleerd, krijg je die vaak niet.

Wat doe je bij twijfel over een vraag?

Stel de vraag via de officiële vragenronde, dus via de nota van inlichtingen op TenderNed. Het antwoord geldt dan voor alle inschrijvers en je hebt het zwart op wit. Bel niet informeel met de contactpersoon: buiten de vragenronde om is een antwoord niet bindend.

Checklist voordat je indient

• Is dit het UEA van déze aanbesteding, en de laatste versie na de nota van inlichtingen?
• Heb je gecontroleerd welke facultatieve uitsluitingsgronden zijn aangezet?
• Heb je voor elke combinant en elke ingeroepen derde een apart UEA?
• Is het ondertekend door een bevoegd persoon, op de gevraagde manier?
• Komen bedrijfsnaam, KvK-nummer en adres exact overeen met het handelsregister?
• Zijn alle verplichte toelichtingsvelden ingevuld waar je "ja" hebt geantwoord?
• Kun je elk bevestigend antwoord in deel IV onderbouwen met een bewijsstuk?
• Spreken het UEA en de rest van je inschrijving elkaar nergens tegen?

Wat je nu doet

Loop deze checklist na vlak voordat je indient, niet ruim daarvoor. Aanbestedingsstukken kunnen via de nota van inlichtingen nog wijzigen en dat raakt ook het UEA. Zet daarnaast de gegevens die je telkens nodig hebt op één plek klaar: het uittreksel uit het handelsregister, de tekenbevoegdheid, de omzetcijfers van de laatste boekjaren en je referentieoverzicht. Dan is het invullen straks een kwestie van overtypen in plaats van zoeken.

← Alle artikelen