Kennisbank · Aanbestedingsdocumenten

Wat staat er in een schoonmaakaanbesteding?

Bijgewerkt 6 augustus 2026 · 9 min lezen

Wat er in een gemeentelijke schoonmaakaanbesteding staat: objectenlijst, werkprogramma, personeelsovername via de cao, social return en de gunningscriteria.

Een gemeentelijke schoonmaakaanbesteding bestaat bijna altijd uit zes soorten stukken: een leidraad met de spelregels, een programma van eisen met het werkprogramma, een objectenlijst met de vierkante meters per locatie, een overzicht van het personeel dat je bij een contractwissel overneemt, een concept-overeenkomst en een prijzenblad. Het zwaartepunt ligt niet in de leidraad maar in die objectenlijst en dat personeelsoverzicht. Samen bepalen ze hoeveel uren er in het werk zitten en tegen welke loonkosten je die uren moet inkopen. Begin je daar, dan weet je snel of de opdracht bij je bedrijf past, nog voor je een letter hebt geschreven.

Wat schoonmaak anders maakt dan andere aanbestedingen

In schoonmaak zijn loonkosten verreweg de grootste kostenpost, en die kosten liggen grotendeels vast. De cao in het Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf geldt voor iedere inschrijver, en die cao kent een regeling voor overname van personeel bij contractwisseling: de nieuwe schoonmaker moet de medewerkers die op het object werken een aanbod doen met behoud van hun arbeidsvoorwaarden. Je koopt dus geen leeg contract, je neemt een bestaand team met bestaande contracturen over.

Dat heeft twee gevolgen die je in andere sectoren niet zo tegenkomt.

• Je kunt nauwelijks winnen op uurloon. Je concurrent betaalt hetzelfde loon aan dezelfde mensen. Het verschil zit in productiviteit (hoeveel vierkante meter je per uur haalt met welke methode), in de bezetting van leidinggevenden en objectleiders, en in je overhead.
• Te scherp inschrijven is hier extra riskant. Streep je uren weg die het werkprogramma wel vraagt, dan zie je dat terug bij de eerste kwaliteitsmeting, en die metingen zijn contractueel gekoppeld aan kortingen of boetes.

Gemeenten weten dit en verwijzen in hun stukken regelmatig naar de Code Verantwoordelijk Marktgedrag, die juist gaat over realistische prijzen en werkdruk. Kom je een inschrijving tegen waar de gevraagde kwaliteit niet uit kan tegen de prijs die je berekent, dan is dat een reden om een vraag te stellen, niet om zelf onder je kostprijs te duiken.

De documenten en wat je er precies uithaalt

• Aankondiging op TenderNed: procedurevorm, CPV-code, sluitingsdatum en de vraag of er in percelen is opgedeeld.
• Leidraad of beschrijvend document: de procedure, de uitsluitingsgronden, de geschiktheidseisen, de gunningscriteria en de weging.
• Programma van eisen met werkprogramma: wat er per ruimtetype gebeurt en hoe vaak, of welk eindresultaat je moet halen.
• Objectenlijst: vierkante meters, vloertypen, aantallen sanitaire eenheden en werkplekken, openingstijden.
• Personeelsoverzicht: de medewerkers die je overneemt, met contracturen en loonschalen.
• Concept-overeenkomst: looptijd, indexering, kortingsregeling, mutaties in het areaal, exit.
• Prijzenblad: het format waarin je moet aanbieden, vaak per object per maand plus losse tarieven voor periodiek werk en regie.
• UEA of Eigen Verklaring: de verklaring over uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Hoe je die zonder fouten invult, staat in het artikel over het UEA invullen zonder fouten.

Eisen die in een bijlage staan, tellen net zo hard als eisen in het hoofddocument. Dat geldt zeker voor de objectenlijst: dat is geen achtergrondinformatie, dat is je calculatiebasis.

Frequentie of resultaat: twee manieren waarop het werk is beschreven

Het programma van eisen is op twee manieren opgebouwd, en het verschil bepaalt wie het risico draagt.

Bij een frequentiegericht werkprogramma staat per ruimtetype wat je doet en hoe vaak: dagelijks, wekelijks, per periode. Lever je die frequentie, dan heb je aan je verplichting voldaan. Het risico dat de frequentie niet genoeg is voor het gewenste resultaat ligt bij de gemeente.

Bij resultaatgericht schoonmaken, in de branche vaak dagelijks kwaliteitsgericht schoonmaken of DKS genoemd, is niet de handeling maar het eindresultaat de norm. Je bepaalt zelf hoe vaak je iets doet, zolang de ruimte aan de kwaliteitseis voldoet. Dat geeft ruimte om slimmer te plannen, maar het risico van tegenvallend gebruik ligt dan bij jou.

De kwaliteit wordt in beide gevallen periodiek gemeten, vaak met het meetsysteem van de VSR (Vereniging Schoonmaak Research). Zo'n meting werkt met steekproeven per ruimtegroep en met een acceptatiegrens. Zoek in de stukken drie dingen op: hoe vaak er gemeten wordt, welke score als voldoende geldt, en wat er gebeurt bij een afkeuring. Dat laatste staat meestal niet in het programma van eisen maar in de concept-overeenkomst.

De objectenlijst: hier wordt je prijs gemaakt

Loop de objectenlijst regel voor regel na op:

• Vierkante meters per vloertype. Tapijt, linoleum en gietvloer vragen andere methoden en andere tijden.
• Aantal sanitaire eenheden en aantal werkplekken. Sanitair is per vierkante meter veel arbeidsintensiever dan kantoorruimte.
• Openingstijden en bezetting. Werk je buiten kantoortijd, in de avond of op locaties met 24-uursbezetting, dan krijg je met toeslaguren te maken.
• Glasbewassing: binnen, buiten, op hoogte, en of het in de opdracht zit of apart wordt uitgevraagd.
• Periodiek werk zoals vloeronderhoud en dieptereiniging, en of je dat apart mag aanbieden.
• Verbruiksartikelen en dispensers: levert de gemeente die of jij, en zitten ze in je prijs.
• Calamiteitendienst en aanvullende diensten in regie, met de bijbehorende uurtarieven.

Klopt de opgave niet, dan is dat niet automatisch jouw probleem, maar wel jouw risico. Zoek in de concept-overeenkomst op wat er gebeurt als het werkelijke areaal afwijkt van de opgave: is er een verrekenregeling per vierkante meter, of geldt de aanneemsom ongeacht wat je aantreft. Staat er niets over, stel dan een vraag. Antwoorden in de nota van inlichtingen worden onderdeel van de aanbestedingsstukken en gelden voor alle inschrijvers. Bij een openbare procedure moeten die antwoorden uiterlijk zes dagen voor de sluiting beschikbaar zijn, dus wacht niet tot het einde van de vragentermijn.

Het personeel dat je overneemt

Dit is het onderdeel dat het vaakst te dun wordt uitgevraagd en dat je aanbieding het hardst raakt. Dit heb je nodig, en dit doet het met je prijs:

Ontbreekt dit overzicht, vraag er dan expliciet om. Een gemeente die personeelsovername oplegt maar de gegevens niet verstrekt, maakt het voor iedereen behalve de zittende schoonmaker onmogelijk om een reële prijs te maken. Dat is een van de nuttigste vragen die je kunt stellen via de nota van inlichtingen.

Social return en duurzaamheid

Social return komt in vrijwel elke gemeentelijke schoonmaakaanbesteding terug, als contractuele verplichting, als gunningscriterium of als allebei. Het percentage en de grondslag verschillen per gemeente: soms een percentage van de loonsom, soms van de opdrachtwaarde, soms een puntensysteem met bouwstenen. Zoek altijd drie dingen op: de grondslag, of overgenomen personeel meetelt (meestal niet, het gaat om extra instroom), en hoe je de invulling moet verantwoorden. Schoonmaak is loonintensief, waardoor een percentage van de opdrachtwaarde hier makkelijker in te vullen is dan in een sector waar het grootste deel van de opdrachtsom uit materiaal of licenties bestaat.

Duurzaamheid staat steeds vaker als eis en niet als wens: microvezelmethodes, gereduceerd gebruik van reinigingsmiddelen met doseersystemen, elektrisch materieel, minder verpakkingsafval. Lees goed of het een eis is (voldoen of afvallen) of een wens (punten). Dat onderscheid bepaalt of het een knock-outcriterium is.

Waar de punten vallen

Schoonmaak wordt vrijwel altijd gegund op beste prijs-kwaliteitverhouding. De verhouding tussen prijs en kwaliteit verschilt per aanbesteding en er is geen wettelijke norm voor, dus zoek hem op in de leidraad voordat je aan je plan begint. De kwaliteitscriteria die je in deze sector het vaakst tegenkomt:

• Implementatie- en overnameplan: hoe je de overgang regelt, inclusief de gesprekken met het over te nemen personeel en de eerste weken op locatie.
• Kwaliteitsborging: hoe je meet, hoe je bijstuurt en wat je doet na een afkeuring.
• Verzuim en vervanging: hoe je continuïteit garandeert zonder de vaste bezetting te overvragen.
• Aansturing op locatie: wie er hoe vaak komt en wat het aanspreekpunt voor de gemeente is.
• Duurzaamheid en social return, vaak met een eigen wegingsfactor.

Soms hoort er een presentatie of een gesprek bij de beoordeling. Schrijf op de vraag die er staat, niet op wat je denkt dat ze willen horen, en houd de opbouw van de leidraad aan. Hoe je zo'n stuk opbouwt, staat in het artikel over een plan van aanpak dat maximaal scoort.

De concept-overeenkomst: waar je jaren aan vastzit

• Looptijd en verlengingsopties. Die verschillen per aanbesteding. Reken je implementatiekosten terug over de vaste periode, niet over de periode inclusief opties, want die opties liggen bij de gemeente.
• Indexering. Dit is in schoonmaak het belangrijkste artikel van het hele contract. Loonkosten stijgen met de cao. Indexeert het contract op een algemene prijsindex in plaats van op de loonontwikkeling in de branche, dan draag jij dat verschil elk jaar opnieuw.
• Kortingen en boetes bij afgekeurde metingen, en of daar een herstelmogelijkheid tegenover staat.
• Mutaties in het areaal: hoe locaties worden toegevoegd of afgestoten en tegen welk tarief.
• Exit: welke medewerking je moet verlenen aan een opvolger, en welke gegevens je dan moet aanleveren.

Veelgestelde vragen

Moet ik het personeel van de huidige schoonmaker overnemen?

Bij een contractwissel in de schoonmaak geldt de overnameregeling uit de cao in het Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf. De nieuwe dienstverlener moet de betrokken medewerkers een aanbod doen. De precieze voorwaarden, zoals hoe lang iemand op het object moet hebben gewerkt, staan in de cao zelf en de gemeente neemt de verplichting meestal ook nog eens op in de concept-overeenkomst. Ga er dus vanuit dat het geldt en zoek de exacte tekst op in de stukken.

Wat als de vierkante meters in de objectenlijst niet kloppen?

Dat hangt af van de overeenkomst. Sommige contracten kennen een verrekening per vierkante meter bij afwijkingen, andere leggen het risico volledig bij de inschrijver. Zoek de bepaling op voor je inschrijft, en vraag ernaar als hij ontbreekt.

Telt personeel dat ik overneem mee voor social return?

Meestal niet. Social return gaat in de regel om extra instroom van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, en overgenomen medewerkers zaten al op de opdracht. De invulregels verschillen per gemeente, dus laat het bevestigen in de nota van inlichtingen voor je erop rekent.

Hoeveel referenties moet ik aanleveren?

Dat verschilt per aanbesteding, meestal gaat het om een tot drie vergelijkbare opdrachten. Schoonmaak is een dienst, en voor diensten mag een aanbestedende dienst in beginsel vragen naar opdrachten uit de afgelopen drie jaar. Waar zo'n referentie aan moet voldoen, staat in het artikel over het referentieproject bij een aanbesteding.

Waar het op neerkomt

Lees een schoonmaakaanbesteding in deze volgorde: eerst de objectenlijst en het personeelsoverzicht, want die bepalen of de opdracht past en wat hij kost. Dan het werkprogramma en de kwaliteitsmeting, want die bepalen hoeveel uren je nodig hebt. Dan de gunningscriteria en de weging, zodat je weet waar je schrijftijd rendeert. En pas daarna de concept-overeenkomst, met bijzondere aandacht voor de indexering. Alles wat je in die volgorde niet begrijpt, wordt een vraag voor de nota van inlichtingen.

← Alle artikelen