Kennisbank · Motivering en rechtsbescherming

Aanbesteding verloren: zo vraag je de motivering op

Bijgewerkt 6 augustus 2026 · 8 min lezen

Verloren van een aanbesteding? Vraag gericht door naar de motivering. Deze uitleg helpt je de juiste vragen te stellen binnen de Alcatel-termijn.

Vraag niet om "de motivering", maar om de onderbouwing van je score per gunningscriterium, naast de score van de winnaar, met de beoordelaarsopmerkingen erbij. De eerste mededeling die je krijgt is bijna altijd te algemeen om iets mee te kunnen. Met één gerichte vervolgbrief, verstuurd in de eerste dagen na de gunningsbeslissing, kom je verder dan met tien telefoontjes in de laatste week.

Waarom die eerste dagen: bij een Europese aanbesteding duurt de opschortende termijn ten minste 20 kalenderdagen, gerekend vanaf de dag na verzending van de gunningsbeslissing. Het opvragen van een nadere motivering verlengt die termijn niet.

Wat er wettelijk al in de gunningsbeslissing hoort te staan

De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat de mededeling van de gunningsbeslissing de relevante redenen bevat. Daaronder vallen in elk geval de kenmerken en voordelen van de winnende inschrijving en de naam van de winnaar. Ook moet de opschortende termijn nauwkeurig zijn omschreven. Dit staat in artikel 2.130 van de Aanbestedingswet 2012.

Concreet betekent dat: je hoort te kunnen lezen waaróm de winnaar beter scoorde op de criteria, niet alleen dát hij beter scoorde. Een brief met alleen de eindscores voldoet daar in de regel niet aan.

In de praktijk loopt de kwaliteit van die eerste motivering sterk uiteen. De ene aanbestedende dienst stuurt een volledige scorekaart met toelichting per subcriterium, de andere drie zinnen. Is de motivering summier, dan mag je om aanvulling vragen, en heb je daar ook een goede reden voor.

De klok tikt: reken eerst je einddatum uit

Voordat je één woord schrijft, doe je dit:

1. Zoek de verzenddatum van de gunningsbeslissing op. Niet de datum waarop jij hem las.
2. Zoek het aantal dagen van de opschortende termijn op. Bij een Europese aanbesteding is 20 kalenderdagen het wettelijke minimum; een aanbestedende dienst mag er meer aanhouden.
3. Reken de einddatum uit en zet die in je agenda, met een interne deadline vijf dagen eerder.

Het zijn kalenderdagen, dus weekenden en feestdagen tellen mee. Hoe de termijn werkt en wat er na afloop nog kan, staat in de Alcatel-termijn en wat je ermee kunt.

Stuur je vervolgvraag zo snel mogelijk, idealiter binnen twee tot vier dagen na ontvangst. Wacht niet tot je alles hebt uitgezocht: elk antwoord dat je later binnenkrijgt, kost tijd die je nodig hebt om te beslissen.

Wat je concreet moet vragen

Een vraag als "kunt u toelichten waarom wij niet hebben gewonnen" levert een antwoord op van hetzelfde niveau. Wees specifiek en vraag per punt.

Aanvullende vragen die vaak iets opleveren:

• Was er een individuele beoordeling per commissielid en daarna een consensusronde? Zo ja, wat kwam daaruit en op welke punten verschilden de beoordelaars?
• Op welk tekstgedeelte van onze inschrijving is de opmerking bij subcriterium X gebaseerd?
• Welke concrete verbeteringen hadden op dit criterium tot een hogere score geleid?

Die laatste vraag is de nuttigste van allemaal als je besluit geen bezwaar te maken. Hij levert je materiaal voor de volgende inschrijving, en aanbestedende diensten beantwoorden hem vaak opener dan de rest, omdat er geen verwijt in zit.

Kom je bij een relatieve beoordeling in de knoop met de puntentelling, kijk dan eerst naar hoe relatieve beoordeling je score bepaalt en naar waarom je met de laagste prijs toch kunt verliezen.

Wat je niet mag verwachten

• De winnende inschrijving zelf. Bedrijfsvertrouwelijke informatie van je concurrent wordt afgeschermd. Je krijgt geen kopie van zijn plan van aanpak, wel een uitleg van de kenmerken en voordelen ervan in relatie tot de criteria.
• Toegeven van eigen fouten. Verwacht niet dat een aanbestedende dienst uit zichzelf schrijft dat er iets is misgegaan. Zie je een inconsistentie, benoem die dan zelf en vraag om uitleg.
• Uitstel omdat je nog aan het uitzoeken bent. De termijn loopt door. Alleen de aanbestedende dienst kan verlengen, en dat moet je schriftelijk bevestigd krijgen.

Signalen dat er iets niet klopt

Bij deze situaties is een vervolgvraag zeker de moeite waard:

• Je scoort laag op een criterium terwijl je inschrijving letterlijk voldoet aan wat er gevraagd werd, zonder dat wordt uitgelegd waarom dat toch minder punten opleverde.
• De motivering bestaat uit algemene formuleringen die net zo goed op elke andere inschrijving zouden passen, zonder koppeling aan wat jij hebt geschreven.
• De score van de winnaar wordt niet onderbouwd terwijl die van jou wel, of andersom, waardoor vergelijken onmogelijk is.
• Er wordt verwezen naar eisen of criteria die niet, of niet zo, in de aanbestedingsstukken of de nota van inlichtingen stonden.
• De motivering spreekt zichzelf tegen: een aspect wordt bij het ene criterium als sterk genoemd en bij het andere als tekortkoming.
• Er is geen enkele opmerking te herleiden tot een concrete passage in jouw document.

Herken je hier iets in, benoem dat dan letterlijk in je vervolgvraag: citeer de passage uit de motivering en leg in één zin uit waarom die voor jou niet te volgen is.

Hoe je de vervolgbrief opstelt

Houd het zakelijk en feitelijk. Je hoeft niet te suggereren dat er iets fout is gegaan; je wilt de beoordeling begrijpen. Een bruikbare opzet:

1. Verwijzing. Kenmerk van de aanbesteding, datum van de gunningsbeslissing, en de datum waarop de opschortende termijn volgens jouw berekening eindigt.
2. Genummerde vragen. Eén onderwerp per vraag, met verwijzing naar het subcriterium of de passage waar het over gaat.
3. Reactietermijn. Noem een concrete datum waarop je antwoord nodig hebt, met de opmerking dat je binnen de opschortende termijn moet kunnen beslissen.
4. Verzoek om verlenging, voor het geval dat. Vraag of de aanbestedende dienst bereid is de termijn te verlengen als het antwoord niet vóór die datum lukt. Krijg je een toezegging, laat die dan schriftelijk bevestigen.
5. Archivering. Bewaar alle correspondentie. Als je later toch naar de rechter stapt, telt het dat je aantoonbaar tijdig en actief om verduidelijking hebt gevraagd.

Stuur de brief per e-mail naar de contactpersoon uit de aanbestedingsstukken, en waar dat kan ook via het aanbestedingsplatform, zodat de verzending vastligt.

Wanneer je een advocaat nodig hebt

Voor het opvragen van een motivering heb je er geen nodig. Je kent je eigen inschrijving beter dan wie dan ook, en een zakelijke brief van jezelf werkt vaak beter dan een juridische van een derde.

Schakel wel direct een advocaat met ervaring in aanbestedingsrecht in zodra je overweegt om naar de voorzieningenrechter te gaan, of zodra de aanvullende motivering nóg steeds niet te volgen is. Dat laatste is op zichzelf al een signaal, en er moet dan snel worden beoordeeld of de resterende dagen genoeg zijn voor een dagvaarding. Of dat zin heeft, staat in bezwaar maken tegen een gunningsbeslissing.

Dit artikel helpt je een bruikbare motivering los te krijgen. Het is geen juridisch advies over jouw zaak.

Veelgestelde vragen

Moet een aanbestedende dienst mijn scores per criterium geven?

De wet vraagt om de relevante redenen, waaronder de kenmerken en voordelen van de winnende inschrijving. In de praktijk komt dat neer op een onderbouwing per criterium. Krijg je alleen eindscores, dan mag je aanvulling vragen.

Krijg ik de inschrijving van de winnaar te zien?

Nee. Bedrijfsvertrouwelijke informatie wordt afgeschermd. Je krijgt wel uitleg over de voordelen van die inschrijving ten opzichte van de criteria.

Loopt de Alcatel-termijn door terwijl ik op antwoord wacht?

Ja. Alleen een schriftelijke verlenging door de aanbestedende dienst geeft je meer tijd.

Mag ik een gesprek vragen in plaats van een brief?

Dat mag en het levert vaak meer op. Vraag altijd om een schriftelijke bevestiging van wat er is gezegd, want een mondelinge toelichting kun je later niet gebruiken.

Wat als ik pas na de termijn ontdek dat er iets mis was?

Dan is de gunning zelf vrijwel niet meer terug te draaien en resteert in de regel alleen een vordering tot schadevergoeding. Reden te meer om de motivering meteen op te vragen.

Wat je nu moet doen

Zoek vandaag de verzenddatum van de gunningsbeslissing op en reken de einddatum van de opschortende termijn uit. Leg de motivering naast je eigen inschrijving en markeer elke opmerking die je niet kunt terugvinden in je eigen tekst. Zet die punten om in genummerde vragen en verstuur je brief binnen een paar dagen, met een concrete reactiedatum erin. Krijg je een bruikbaar antwoord waaruit blijkt dat de beoordeling klopt, gebruik het dan om je volgende inschrijving scherper te maken. Blijft het onduidelijk of zie je een concrete fout, bel dan in dezelfde week een aanbestedingsadvocaat.

← Alle artikelen