Kennisbank

PEP-verklaring bij aanbestedingen: wat is het en wanneer heb je het nodig?

1 september 2026

Wat is een PEP-verklaring bij aanbestedingen? Leer het verschil met UEA, GVA en VOG en ontdek wanneer je welke verklaring nodig hebt.

Stel je voor: je hebt een veelbelovende aanbesteding gevonden, je bedrijf is klaar om in te schrijven, maar dan stuit je op een onbekende term in de documentatie. Een PEP-verklaring. Wat is dat precies, en waarom vragen aanbestedende diensten hierom? Als je hier voor het eerst mee te maken krijgt, ben je zeker niet de enige.

Een PEP-verklaring speelt een belangrijke rol bij aanbestedingen en is bedoeld om integriteit en transparantie te waarborgen. Toch weten veel ondernemers en inkopers niet precies wat het inhoudt of wanneer ze het nodig hebben. Dat kan leiden tot onnodige vertraging of zelfs uitsluiting van een aanbestedingsprocedure.

In deze tutorial leggen we stap voor stap uit wat een PEP-verklaring is, wie als een politiek prominente persoon wordt beschouwd, en in welke situaties jij of jouw organisatie zo'n verklaring moet aanleveren. Na het lezen van dit artikel weet je precies waar je aan toe bent en kun je goed voorbereid aan de slag met jouw volgende aanbesteding.

Wat is een PEP-verklaring?

Als je voor het eerst deelneemt aan een aanbesteding, kom je al snel de term "PEP-verklaring" tegen in aanbestedingsdocumenten. Het is begrijpelijk als je daar even van schrikt, want de officiële naam klinkt anders. De PEP-verklaring is namelijk geen formeel wettelijk begrip; het is een informele aanduiding die ondernemers en inkopers in de praktijk gebruiken voor de zogenoemde eigen verklaring. In Europese aanbestedingen staat die eigen verklaring officieel bekend als het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Met deze verklaring bevestig je als ondernemer dat jouw bedrijf voldoet aan de gestelde eisen op het gebied van integriteit, betrouwbaarheid en geschiktheid.

Niet te verwarren met 'Politically Exposed Person'

Een veelgemaakte fout, zeker onder beginners, is de verwarring met een andere betekenis van de afkorting PEP. In de financiële en compliance-wereld staat PEP voor Politically Exposed Person, een begrip uit de anti-witwasregelgeving. Die definitie heeft niets te maken met aanbestedingen. Wanneer je in een aanbestedingsdocument de term PEP-verklaring tegenkomt, gaat het dus altijd over de eigen verklaring voor de aanbestedingsprocedure, niet over politiek prominente personen of financieel toezicht.

Juridische basis en het principe van verklaren vóór bewijzen

De eigen verklaring is stevig verankerd in de Regeling modellen eigen verklaring en in artikel 2.84 van de Aanbestedingswet 2012. De Europese grondslag ligt in Richtlijn 2014/24/EU, artikel 57, dat de uitsluitingsgronden beschrijft waarover je een verklaring aflegt. Meer achtergrond over hoe de eigen verklaring in de praktijk werkt, vind je in de toelichting eigen verklaring van de Eerste Kamer.

Het basisprincipe is eenvoudig maar belangrijk. Bij je inschrijving onderteken je de eigen verklaring en verklaar je te voldoen aan alle eisen, zonder dat je dat direct hoeft te bewijzen met documenten. Pas de winnende inschrijver moet achteraf daadwerkelijke bewijsstukken aanleveren. Dit systeem verlaagt de administratieve lasten voor ondernemers aanzienlijk en maakt deelname aan aanbestedingen toegankelijker, ook voor het mkb.

PEP-verklaring, UEA, GVA en VOG: wat is het verschil?

Nu je weet wat een PEP-verklaring is, is het belangrijk om te begrijpen hoe dit document zich verhoudt tot andere verklaringen die je bij aanbestedingen tegenkomt. In de praktijk worden vier begrippen regelmatig door elkaar gebruikt, terwijl ze elk een heel ander doel dienen. Hieronder zetten we de vier documenten overzichtelijk naast elkaar.

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)

Het UEA is de gestandaardiseerde eigen verklaring die je als ondernemer invult bij een Europese aanbesteding. Met het UEA verklaar je zelf dat je voldoet aan de gestelde eisen, zonder dat je dit op dat moment al met bewijsstukken hoeft aan te tonen. Pas als je als voorlopig winnaar wordt aangewezen, moet je de daadwerkelijke bewijsdocumenten aanleveren. Het UEA is vastgelegd in de Europese uitvoeringsverordening 2016/7 en bestaat uit vier onderdelen: ondernemingsgegevens, uitsluitingsgronden, selectiecriteria en een slotverklaring. Je vult het UEA digitaal in via de UEA-tool op TenderNed. Bij aanbestedingen boven de Europese drempelwaarden is het verplicht; soms wordt het ook gevraagd bij opdrachten onder de drempelwaarden.

De Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA)

De GVA is het concrete bewijsstuk dat je UEA-verklaring over uitsluitingsgronden achteraf onderbouwt. Het document wordt afgegeven door Dienst Justis en bevestigt dat er geen onherroepelijke veroordelingen bekend zijn voor ernstige strafbare feiten zoals fraude, omkoping, witwassen of deelname aan een criminele organisatie. De GVA is twee jaar geldig vanaf de datum van afgifte. Meer informatie over wanneer de GVA verplicht is, vind je op de pagina van PIANOo over de Gedragsverklaring Aanbesteden. In de meeste gevallen lever je de GVA pas aan in de bewijsmiddelenfase, na de voorlopige gunning.

De Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

De VOG, ook afgegeven door Justis, bewijst dat een persoon of organisatie geen relevante strafbare feiten heeft gepleegd. Het verschil met de GVA is dat de VOG breder inzetbaar is: hij wordt ook gevraagd buiten het aanbestedingsdomein, bijvoorbeeld bij sollicitaties in de zorg of het onderwijs. Bij aanbestedingen kan een aanbestedende dienst een VOG vragen, maar dit is minder gebruikelijk dan de GVA.

De PEP-verklaring

De PEP-verklaring, zoals eerder beschreven, is geen officieel overheidsdocument maar een intern formulier dat aanbestedende diensten zelf opstellen. Het richt zich op de integriteit van de personen achter de organisatie en wordt ingevuld door de inschrijver zelf.

Overzicht: welk document, door wie en wanneer?

Kortom: het UEA en de PEP-verklaring vul je zelf in bij de inschrijving, terwijl de GVA en VOG officiële verklaringen zijn die door Justis worden afgegeven en doorgaans later in het proces worden opgevraagd.

Wanneer ben je verplicht welke verklaring in te dienen?

Of je nu verplicht bent een bepaalde verklaring in te dienen, hangt af van twee factoren: de waarde van de opdracht en de eisen die de aanbestedende dienst stelt. Het is belangrijk om dit onderscheid goed te begrijpen, zodat je bij elke aanbesteding precies weet welke documenten je moet aanleveren.

Boven de Europese drempelwaarden

Bij aanbestedingen die boven de Europese drempelwaarden uitkomen, is het UEA altijd verplicht. Geen uitzonderingen. Per 1 januari 2026 zijn deze drempelwaarden verlaagd, wat betekent dat meer opdrachten nu verplicht Europees worden aanbesteed. Concreet gelden de volgende grenzen: voor leveringen en diensten bij de centrale overheid geldt een drempelwaarde van € 140.000, bij de decentrale overheid is dat € 216.000, en voor werken geldt een drempelwaarde van € 5.404.000. Valt de opdracht boven deze bedragen? Dan dien je het UEA in als gestandaardiseerde eigen verklaring, geldend in alle EU-lidstaten.

Onder de Europese drempelwaarden

Onder de drempelwaarden is het UEA niet automatisch vereist, maar wel zodra de aanbestedende dienst geschiktheidseisen stelt of uitsluitingsgronden toetst. Stel je mee aan een nationale aanbesteding waarbij je referenties moet overleggen of waarbij getoetst wordt of er geen uitsluitingsgronden op jou van toepassing zijn, dan ben je verplicht een eigen verklaring in te dienen, vaak via het model van PIANOo. Zijn er géén eisen en géén uitsluitingsgronden? Dan is een eigen verklaring niet nodig.

De GVA: alleen op verzoek

De Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) staat los van het UEA en wordt uitsluitend gevraagd wanneer de aanbestedende dienst dit expliciet eist. Grotere opdrachtgevers zoals Rijkswaterstaat en ProRail hanteren dit document doorgaans structureel. Controleer dus altijd de aanbestedingsdocumenten op dit punt.

Praktisch overzicht

Meer informatie over de regels rondom eigen verklaringen vind je via TenderNed, en de aanbestedingsregels per procedure worden uitgebreid toegelicht door PIANOo. Twijfel je welke verklaring van toepassing is op jouw situatie? TenderMaatje helpt je om de aanbestedingsdocumenten te analyseren en exact vast te stellen welke documenten je moet indienen.

De nieuwe drempelwaarden in 2026 en wat dit voor jou betekent

Per 1 januari 2026 zijn de Europese aanbestedingsdrempelwaarden verlaagd. Dit klinkt misschien als een technisch detail, maar voor jou als ondernemer heeft het directe gevolgen. De nieuwe bedragen zijn als volgt: leveringen en diensten bij de centrale overheid dalen van € 143.000 naar € 140.000, bij de decentrale overheid (zoals gemeenten, provincies en waterschappen) van € 221.000 naar € 216.000. De drempelwaarde voor werken daalt van € 5.538.000 naar € 5.404.000. Sociale en specifieke diensten blijven ongewijzigd op € 750.000. De actuele drempels zijn altijd te raadplegen via PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden van de rijksoverheid.

Wat betekent dit in de praktijk?

Door de verlaging vallen meer opdrachten nu onder het Europese regime. Opdrachten die voorheen net onder de drempel lagen, vereisen nu een volledige Europese procedure, inclusief een verplicht UEA en publicatie op TED (Tenders Electronic Daily). Dit raakt vooral mkb-ondernemers die tot nu toe uitsluitend nationale aanbestedingen deden. Zij krijgen voor het eerst te maken met Europese inschrijftermijnen, strengere documentatie-eisen en het verplichte gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Meer weten over deelnemen als klein bedrijf? Lees dan Europese aanbesteding als klein bedrijf voor een praktisch overzicht.

Hoe controleer je of een opdracht boven of onder de drempel valt?

Vergelijk altijd de geraamde opdrachtwaarde met de toepasselijke drempel. Welke drempel van toepassing is, hangt af van twee factoren: het type opdracht (levering, dienst of werk) en het type aanbestedende dienst (centraal of decentraal). Opdrachten boven de drempel worden verplicht gepubliceerd op TED én TenderNed; opdrachten eronder verschijnen alleen op TenderNed of helemaal niet.

Zorg dat je de volgende basisinformatie altijd bij de hand hebt: je KvK-nummer, btw-nummer, SBI-code, statutaire naam en gegevens van eventuele vaste onderaannemers. Bekijk ook de UEA-richtlijnen op PIANOo om te begrijpen welke informatie je precies nodig hebt. Een goede voorbereiding voorkomt fouten die anders direct tot uitsluiting leiden.

Stap voor stap: zo vul je de eigen verklaring correct in

Nu je weet wanneer je welke verklaring nodig hebt, is de volgende vraag: hoe vul je die verklaring eigenlijk correct in? Hieronder doorlopen we het proces stap voor stap, zodat je goed voorbereid aan de slag kunt.

Stap 1: Lees de aanbestedingsstukken zorgvuldig door

Voordat je ook maar één vakje invult, is het essentieel om alle aanbestedingsdocumenten grondig te lezen. De aanbestedende dienst is wettelijk verplicht om vooraf duidelijk te maken aan welke eisen je moet voldoen, inclusief de selectiecriteria en eventuele aanvullende verklaringen naast het UEA. Denk hierbij aan de aankondiging van de opdracht, het beschrijvend document en eventuele nota's van inlichtingen. Soms stelt een aanbestedende dienst extra eisen bovenop het standaard UEA-formulier, zoals een Gedragsverklaring Aanbesteden of specifieke branchecertificaten. Meer informatie over de wettelijke verplichtingen vind je op de aanbestedingspagina van de Rijksoverheid.

Stap 2: Bepaal of uitsluitingsgronden op jouw organisatie van toepassing zijn

Het UEA maakt onderscheid tussen twee soorten uitsluitingsgronden. De verplichte uitsluitingsgronden zijn situaties waarop de aanbestedende dienst wettelijk verplicht is te reageren, zoals een faillissement, veroordeling wegens fraude of deelname aan een criminele organisatie. De facultatieve uitsluitingsgronden zijn gronden die de aanbestedende dienst zelf kan toepassen, zoals openstaande belastingschulden of wanbetaling bij eerdere overheidsopdrachten. Neem de tijd om deel III van het UEA zorgvuldig te lezen en eerlijk te beantwoorden. Is er sprake van een uitsluitingsgrond, dan betekent dit niet automatisch het einde; in sommige gevallen kun je via zogenoemde zelfreinigende maatregelen aantonen dat de situatie is hersteld.

Stap 3: Vul het UEA digitaal in, sectie voor sectie

Het invullen van het UEA gebeurt volledig digitaal, via de UEA-tool op TenderNed of de ESPD-omgeving van de Europese Commissie. Het formulier is opgebouwd uit vier inhoudelijke delen: gegevens over de aanbestedingsprocedure, gegevens over jouw organisatie, de uitsluitingsgronden en de selectiecriteria. Sluit je het formulier af met een ondertekende slotverklaring. Gebruik je een PDF-versie, open deze dan uitsluitend met Adobe Acrobat Reader, want andere programma's kunnen zorgen voor onjuiste weergave na verzending.

Stap 4: Controleer alle geschiktheidseisen

Deel IV van het UEA bevat de selectiecriteria. Controleer of je beroepsbevoegdheid correct is vermeld, zoals inschrijving in het Handelsregister. Vul ook je financiële gegevens nauwkeurig in, zoals de vereiste minimumomzet of verzekeringen. Sluit af met je technische bekwaamheid, inclusief referenties, certificeringen en relevant personeel. Doe je een beroep op een derde partij, zoals een onderaannemer, dan moet dit apart worden aangegeven.

Veelgemaakte fouten bij het invullen

Een greep uit de meest voorkomende fouten: te snel "nee" invullen bij uitsluitingsgronden zonder de vraag goed te lezen, onjuiste of onvolledige omzetcijfers en referenties opgeven, en onderdelen van het formulier vergeten in te vullen. Onjuiste informatie in het UEA kan leiden tot uitsluiting van de procedure of, in ernstige gevallen, strafrechtelijke consequenties. Wil je zeker weten dat jouw inschrijving klopt voordat je indient? TenderMaatje helpt je bij het controleren van jouw concept-inschrijving op volledigheid en correctheid.

Uitsluitingsgronden: welke zijn er en hoe ga je ermee om?

Bij het invullen van de eigen verklaring draait alles om één centrale vraag: zijn er uitsluitingsgronden op jou van toepassing? De wet maakt hierbij een duidelijk onderscheid tussen twee categorieën.

Verplichte uitsluitingsgronden

De Aanbestedingswet 2012 noemt een aantal situaties waarbij uitsluiting automatisch volgt. Er is geen beoordelingsruimte: zodra een van deze gronden van toepassing is, moet de aanbestedende dienst jou uitsluiten. Het gaat om onherroepelijke veroordelingen voor deelname aan een criminele organisatie, fraude, corruptie, witwassen, terrorisme en financiering van terrorisme, en kinderarbeid of andere vormen van mensenhandel. Controleer bij twijfel altijd juridisch advies in, want een veroordeling uit het verleden kan nog steeds relevant zijn.

Facultatieve uitsluitingsgronden

Naast de verplichte gronden bestaan er facultatieve uitsluitingsgronden. Dit zijn gronden die een aanbestedende dienst naar eigen inzicht kán toepassen, maar alleen als ze vooraf expliciet zijn opgenomen in de aanbestedingsstukken. Voorbeelden zijn faillissement of surseance van betaling, wanprestatie bij eerdere overheidsopdrachten, ernstige beroepsfouten en het afleggen van valse verklaringen. Dat laatste punt is extra belangrijk: een onjuiste eigen verklaring is zelf ook een uitsluitingsgrond. Zorgvuldigheid bij het invullen is dus geen luxe, maar een noodzaak. Bekijk de volledige lijst op de website van PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden.

Zelfreiniging: een tweede kans

Is er toch een uitsluitingsgrond op jou van toepassing? Dan ben je niet per definitie kansloos. Via zelfreiniging (self-cleaning) kun je aantonen dat deelname toch gerechtvaardigd is. Dit doe je door schade te vergoeden aan benadeelde partijen, actief mee te werken aan lopende onderzoeken en aantoonbare organisatorische maatregelen te treffen, zoals nieuwe compliance-procedures of interne audits. De bewijslast ligt bij jou als ondernemer.

Bewijsstukken en praktisch advies

Pas de winnende inschrijver hoeft bewijsstukken aan te leveren ter onderbouwing van de afgelegde verklaring. Denk aan uittreksels uit het justitieel register, een VOG voor rechtspersonen, KVK-uittreksels of financiële stukken. Dien je in als combinatie of met onderaannemers, dan moet elke betrokken partij een eigen UEA indienen. Bij twijfel over een specifieke uitsluitingsgrond raadpleeg je best het vragenloket van PIANOo of schakel je juridisch advies in vóór indiening.

Wat verandert er in de komende periode?

De aanbestedingswereld staat op het punt van meerdere gelijktijdige veranderingen. Het is verstandig om deze ontwikkelingen tijdig te volgen, zodat je inschrijvingen straks nog steeds compleet en correct zijn.

Nieuwe Europese wetgeving in aantocht

Op 9 september 2026 kondigt de Europese Commissie een voorstel aan voor een nieuwe Public Procurement Act. Dit voorstel vervangt de drie huidige richtlijnen (2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU), die inmiddels ruim tien jaar oud zijn. De nieuwe wet kan directe gevolgen hebben voor de eisen rondom eigen verklaringen en integriteitsverklaringen, zoals het UEA en de GVA. Omdat het voorstel op het moment van schrijven nog niet gepubliceerd is, is voorzichtigheid geboden bij het trekken van harde conclusies. Wel is het verstandig om dit voorstel nauwgezet te volgen zodra het verschijnt, via bronnen zoals PIANOo.

Nationaal wetsvoorstel creëert onzekerheid

Naast de Europese ontwikkelingen is in 2026 ook het wetsvoorstel rechtsbescherming bij aanbesteden in behandeling in Nederland. Er bestaan vraagtekens over de gekozen richting van dit wetsvoorstel. Dit creëert onzekerheid voor de dagelijkse aanbestedingspraktijk. Zolang de parlementaire behandeling nog loopt, is het voor ondernemers raadzaam de ontwikkelingen actief te volgen.

TenderNed wordt uitgebreid

TenderNed lanceert twee concrete vernieuwingen: een TenderKalender (live per 1 juli 2026) en nieuwe rapportages (live per 13 augustus 2026). Deze uitbreidingen vergroten de transparantie in het aanbestedingsproces en verhogen indirect de druk op correcte en tijdige documentatie. Wie de TenderKalender actief gebruikt, kan aankomende aanbestedingen eerder signaleren en heeft zo meer tijd om documenten zoals de Gedragsverklaring Aanbesteden tijdig aan te vragen.

Wat je nu al kunt doen

Je hoeft niet te wachten op nieuwe wetgeving om je voor te bereiden. Controleer de verloopdatum van je huidige GVA, zorg dat je eHerkenning op orde is en houd certificaten zoals ISO 9001 en VCA actueel. TenderMaatje volgt alle ontwikkelingen in wet- en regelgeving nauwgezet en informeert klanten proactief over wijzigingen die hun inschrijvingen raken, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan.

Hoe TenderMaatje je helpt bij het correct invullen van verklaringen

Een correct ingevulde verklaring begint al vóór het moment van ondertekenen. TenderMaatje controleert vooraf of jouw organisatie voldoet aan alle gestelde eisen en geschiktheidscriteria, zoals financiële drempelwaarden, technische bekwaamheidseisen en verplichte certificeringen. Zo onderteken je de verklaring alleen als je er zeker van bent dat dit ook daadwerkelijk het geval is. Dit voorkomt dat je jezelf achteraf in een lastige positie brengt.

Bij het invullen van het UEA en andere verplichte verklaringen gaan regelmatig dingen mis, ook bij ervaren inschrijvers. Verklaringen die te laat worden aangeleverd of die gedateerd zijn ná de datum van inschrijving, kunnen direct leiden tot uitsluiting. TenderMaatje begeleidt je stap voor stap bij het correct en tijdig invullen, met specifieke aandacht voor de veelgemaakte fouten die een inschrijving ongeldig maken.

Een sterke inschrijving is ook intern consistent. De antwoorden die je geeft per gunningscriterium moeten aansluiten op de verklaringen die je hebt afgelegd. TenderMaatje zorgt ervoor dat deze onderdelen op elkaar zijn afgestemd, zodat er geen tegenstrijdigheden ontstaan tussen het UEA en de inhoudelijke onderbouwing van je aanbieding.

Vóór indiening voert TenderMaatje een volledige review uit van de inschrijving. Daarbij wordt gecontroleerd of alle verklaringen juist en volledig zijn ingevuld, inclusief de vereisten die soms verstopt zitten in bijlagen of voetnoten.

Wordt jouw inschrijving als winnend beoordeeld, dan moet je bewijsstukken aanleveren. Denk aan een VOG RP, een verklaring van de Belastingdienst of referentieverklaringen. TenderMaatje helpt je dit bewijsdossier tijdig samen te stellen, want de termijn hiervoor bedraagt doorgaans slechts zeven dagen na het verzoek van de aanbesteder.

Conclusie

Een PEP-verklaring is een informele term voor de eigen verklaring bij aanbestedingen. Boven de Europese drempelwaarden is het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) het verplichte standaarddocument. Met dit document verklaar je als ondernemer dat je voldoet aan de gestelde eisen, zonder direct bewijsstukken te hoeven aanleveren.

De verlaging van de Europese drempelwaarden per 1 januari 2026 maakt correcte eigen verklaringen relevanter dan ooit, met name voor het mkb. Meer opdrachten vallen nu onder de Europese regels, wat betekent dat meer ondernemers voor het eerst met het UEA te maken krijgen.

Als directe actiestappen raden wij je aan om allereerst te controleren welke verklaringen vereist zijn in de aanbestedingsstukken. Toets vervolgens zorgvuldig je uitsluitingsgronden en zorg ten slotte voor volledige consistentie tussen je verklaring en je inschrijving, want inconsistenties leiden direct tot uitsluiting.

Wil je zeker weten dat jouw inschrijving volledig en correct is? Neem contact op met TenderMaatje voor persoonlijke begeleiding bij jouw aanbestedingsinschrijving.

Conclusie

Een PEP-verklaring hoeft geen obstakel te zijn in jouw aanbestedingstraject. Als je de belangrijkste punten onthoudt, sta je altijd sterk:

• Een PEP-verklaring is bedoeld om integriteit en transparantie te waarborgen binnen aanbestedingsprocedures.

• Politiek prominente personen en hun directe omgeving vallen onder de PEP-definitie.

• Tijdig herkennen of een verklaring vereist is, voorkomt vertraging of uitsluiting.

• Goede voorbereiding maakt het verschil tussen een succesvolle inschrijving en een gemiste kans.

Ben jij klaar voor jouw volgende aanbesteding? Controleer de aanbestedingsdocumenten altijd vroeg op PEP-vereisten en zorg dat je de benodigde informatie op tijd verzamelt. Heb je vragen of twijfels? Raadpleeg een juridisch adviseur of aanbestedingsspecialist. Met de juiste voorbereiding vergroot je jouw kansen op succes aanzienlijk.

← Alle artikelen