Kennisbank

A1-verklaring: wat het is en wat je moet weten bij aanbesteden

30 augustus 2026

Wat is een A1-verklaring, hoe vraag je hem aan en wanneer speelt hij een rol bij aanbestedingen? Lees de praktische gids voor tenderende bedrijven.

Werk je met buitenlandse werknemers of ben je actief in Europese aanbestedingen? Dan ben je waarschijnlijk al eens de term "A1-verklaring" tegengekomen. Maar wat is het precies, en waarom is het zo belangrijk?

De A1-verklaring is een officieel document dat aantoont in welk land een werknemer sociaal verzekerd is. Dit klinkt misschien technisch, maar in de praktijk speelt het een grote rol bij het werken over de grens en bij aanbestedingstrajecten. Zonder de juiste documentatie kunnen er serieuze problemen ontstaan, zowel voor werkgevers als voor werknemers.

In deze tutorial leggen we stap voor stap uit wat een A1-verklaring precies inhoudt, wanneer je er een nodig hebt en hoe je er een aanvraagt. Ook bespreken we waarom opdrachtgevers bij aanbestedingen steeds vaker om dit document vragen en wat jij moet regelen om compliant te zijn. Na het lezen van dit artikel weet je precies waar je aan toe bent en kun je goed voorbereid aan de slag. Laten we beginnen.

Wat is een A1-verklaring?

De A1-verklaring, ook bekend als het certificate of coverage, is een officieel Europees document dat aantoont in welk land een werknemer sociale verzekeringspremies betaalt. Dit document is relevant zodra een werknemer tijdelijk in een ander EU- of EER-land aan het werk gaat. Zonder deze verklaring bestaat het risico dat zowel het thuisland als het werkland aanspraak maakt op sociale premies, wat leidt tot dubbele premieheffing. De A1-verklaring voorkomt dit door duidelijkheid te scheppen over welk sociaalzekerheidsstelsel van toepassing is.

Een belangrijk voordeel is dat de werknemer verzekerd blijft voor werkloosheid, ziekte en arbeidsongeschiktheid in Nederland, ook tijdens de buitenlandse opdracht. De sociale zekerheidsopbouw loopt dus gewoon door, alsof de werknemer nooit het land heeft verlaten. Dit geeft zowel werkgever als werknemer de zekerheid dat bestaande rechten intact blijven.

De verklaring is van toepassing binnen de 27 EU-lidstaten, de EER-landen Noorwegen, IJsland en Liechtenstein, Zwitserland, en landen waarmee Nederland een bilateraal sociaalzekerheidsverdrag heeft gesloten. Voor werkzaamheden buiten dit geografisch toepassingsgebied gelden andere procedures. Meer informatie over de Belgische variant is te vinden via het portaal van de Belgische sociale zekerheid.

Het is cruciaal om te begrijpen wat de A1-verklaring niet is. Zij is geen werkvergunning, zij bewijst niet dat het juiste loon of de toepasselijke cao wordt nageleefd, en zij vervangt de WagwEU-meldplicht niet. Werkgevers die werknemers naar een ander EU-land uitzenden, moeten die detachering apart aanmelden. Meer over de bredere regelgeving rondom detachering leest u op HR-kiosk.nl.

Wanneer heb je een A1-verklaring nodig?

Een A1-verklaring is verplicht zodra een in Nederland werkzame werknemer tijdelijk in een ander EU-land, EER-land of verdragsland aan de slag gaat. Denk bijvoorbeeld aan een bouwvakker die drie maanden meewerkt aan een project in Duitsland, of een IT-consultant die tijdelijk voor een opdrachtgever in België werkt. In al deze situaties bewijst de verklaring dat de werknemer sociaal verzekerd blijft in Nederland en dus geen premies hoeft af te dragen in het werkland. Zonder dit document riskeert u dubbele premieheffing én boetes van de buitenlandse arbeidsinspectie. Meer informatie over de aanvraagprocedure vindt u op de website van UWV over de A1-verklaring.

De verklaring geldt niet alleen voor werknemers in loondienst. Ook zelfstandigen die tijdelijk grensoverschrijdend werken binnen de EU of EER hebben een A1-verklaring nodig. Denk aan een zzp'er die een kortlopende opdracht uitvoert in Frankrijk of Spanje.

Conform de Europese verordening bedraagt de maximale geldigheidsduur 24 maanden. Duurt de detachering langer, dan is overleg tussen de betrokken lidstaten vereist en wordt verlenging alleen in uitzonderlijke gevallen toegestaan. Houd hier bij de planning van langdurige buitenlandse projecten rekening mee.

Daarnaast geldt een belangrijke voorwaarde: de werknemer moet minimaal twee maanden voorafgaand aan de detachering aantoonbaar in Nederland hebben gewerkt om in aanmerking te komen. Tot slot is het belangrijk te weten dat bij meerdere werknemers die tegelijk op een buitenlandse opdracht worden ingezet, voor iedere individuele werknemer een aparte verklaring moet worden aangevraagd via het Ondernemersplein van de overheid.

Hoe vraag je een A1-verklaring aan?

De aanvraag van een A1-verklaring verloopt gratis en volledig digitaal via de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Werkgevers die een werknemer in loondienst willen uitzenden, loggen in via TWinternet op svb.nl met behulp van eHerkenning. Zelfstandigen en DGA's dienen hun aanvraag in via Mijn SVB. Beide routes verlopen zonder papierwerk en zonder kosten, wat het proces laagdrempelig maakt.

Plan de aanvraag ruim op tijd in

Een veelgemaakte fout is de aanvraag te laat indienen. Dien de aanvraag altijd minimaal vier weken vóór de startdatum van de uitzending in. Bij aanbestedingen met een strakke startdatum is dit extra belangrijk: vertraging in de afgifte kan betekenen dat een medewerker niet op tijd beschikbaar is, wat compliance-problemen oplevert bij de aanbestedende dienst. Houd er rekening mee dat de SVB de aanvraag moet beoordelen en verwerken, wat enige doorlooptijd vraagt.

Welke documenten heb je nodig?

Bij een detachering vraagt de SVB een aantal specifieke documenten. Zorg dat je de volgende informatie klaar hebt voordat je de aanvraag start:

• Het arbeidscontract van de werknemer

• Een beschrijving van de werkzaamheden in het buitenland

• De exacte begin- en einddatum van de detacheringsperiode

• De adresgegevens van de buitenlandse werklocatie

• Het BSN van de werknemer

• Bewijs van minimaal twee maanden voorafgaand werk in Nederland

Meer achtergrondinformatie over wat een A1-verklaring is en wanneer je die nodig hebt helpt je bij het begrijpen van de voorwaarden.

Na goedkeuring: sla de verklaring goed op

Na goedkeuring ontvangt de werkgever de A1-verklaring digitaal. Bewaar dit document zowel in het personeelsdossier als in het projectdossier. Buitenlandse arbeidsinspecties kunnen de verklaring op de werkplek opvragen, en bij aanbestedingen kan een aanbestedende dienst het document als bewijsstuk verlangen.

Controleer de verklaring direct na ontvangst op juistheid. Kijk of de naam, het BSN, de detacheringsperiode en het werkland correct zijn vermeld. Een fout in de vermelde periode kan bij een controle leiden tot twijfel over de geldigheid van het document. Neem bij onjuistheden onmiddellijk contact op met de SVB om het document te laten corrigeren voordat de uitzending begint.

Welke risicos loop je zonder A1-verklaring?

Het ontbreken van een geldige A1-verklaring kan verstrekkende gevolgen hebben, zowel financieel als juridisch. Het is belangrijk dat je als werkgever of inlener precies begrijpt welke risico's je loopt wanneer dit document ontbreekt.

Dubbele premieheffing

Zonder A1-verklaring kan het werkland claimen dat sociale verzekeringspremies aldaar betaald moeten worden. Het gevolg is dat zowel Nederland als het buitenlandse werkland premies vordert, wat leidt tot dubbele premieheffing. Dit kan resulteren in aanzienlijke extra kosten voor zowel werkgever als werknemer. De A1-verklaring is juist bedoeld om dit te voorkomen door juridisch bindend vast te leggen welk socialezekerheidsstelsel van toepassing is.

Boetes van buitenlandse arbeidsinspecties

Landen zoals Duitsland, België en Frankrijk voeren actief controles uit op bouwplaatsen en bij andere sectoren met gedetacheerde werknemers. Arbeidsinspecties in het werkland mogen bij ontbreken van een geldig A1-document direct een boete opleggen aan de werkgever. Omdat de verklaring gratis en eenvoudig aan te vragen is via de SVB, is dit een vermijdbaar risico met potentieel hoge financiële gevolgen.

Inlenersaansprakelijkheid

Als inlener in Nederland ben je niet automatisch gevrijwaard wanneer een leverancier of onderaannemer geen geldige A1-documenten kan tonen. Via de ketenaansprakelijkheidsbepalingen in de Nederlandse wet kun je mede verantwoordelijk worden gehouden voor onbetaalde premies of naheffingen in de keten. Het is daarom verstandig om bij elke samenwerking met buitenlandse partijen de aanwezigheid van geldige A1-verklaringen actief te controleren en te documenteren.

Uitsluiting bij aanbestedingen en reputatieschade

Bij inschrijving op overheidsopdrachten waarbij personeel internationaal wordt ingezet, kan het ontbreken van een A1-verklaring leiden tot directe uitsluiting of een negatieve beoordeling op de geschiktheidseisen. Aanbestedende diensten in de publieke sector verwachten aantoonbare compliance met alle sociale en arbeidsrechtelijke verplichtingen. Een ontbrekend document tast niet alleen je kansen op de opdracht aan, maar kan ook je reputatie als betrouwbare partij beschadigen. Wil je zeker weten dat jouw aanbestedingsdossier volledig en compliant is? TenderMaatje helpt je om alle vereiste documenten, waaronder bewijs van sociale compliance, tijdig in orde te hebben.

De A1-verklaring in aanbestedingscontext: wat moet je weten?

Bij Europese aanbestedingen boven de geldende drempelwaarden zijn inschrijvers verplicht het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) in te vullen. Dit document functioneert als een eigen verklaring waarmee je als bedrijf aantoont dat je voldoet aan alle gestelde eisen en dat uitsluitingsgronden niet op jou van toepassing zijn. Aanbestedende diensten, zoals gemeenten, provincies en rijksinstanties, gebruiken het UEA om te toetsen of inschrijvers aan hun wettelijke verplichtingen voldoen, inclusief sociale zekerheidsverplichtingen. Voor concessieopdrachten voor werken en diensten geldt in de periode 2026-2027 een drempel van € 5.404.000 excl. btw, vastgesteld op basis van Europese regelgeving.

De A1-verklaring als bewijsdocument in de verificatiefase

Wanneer jouw bedrijf inschrijft op een overheidsopdracht waarbij personeel internationaal wordt ingezet, komt de A1-verklaring direct in beeld. Denk aan een bouwproject in Duitsland, een IT-detachering in België of een onderhoudsopdracht in Oostenrijk. In zulke situaties kan de aanbestedende dienst de A1-verklaring opvragen als geschiktheidseis of als concreet bewijsstuk. Tijdens de inschrijving volstaat de eigen verklaring in het UEA, maar in de verificatiefase, die volgt nadat de winnende inschrijver is aangewezen, moet je de daadwerkelijke bewijsstukken kunnen overleggen. De A1-verklaring is dan het onderliggende document waarmee je aantoont dat jouw werknemers correct sociaal verzekerd zijn in Nederland en dat aan alle grensoverschrijdende verplichtingen is voldaan. Ontbreekt dit document op het moment dat de aanbestedende dienst erom vraagt, dan riskeer je alsnog uitsluiting van de opdracht, ook als je inhoudelijk de sterkste aanbieding had gedaan.

Onderscheid tussen de A1-verklaring, het UEA en de GVA

Het is essentieel om drie veelgebruikte documenten in aanbestedingsprocedures niet door elkaar te halen. Het UEA dekt een breed scala aan uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen en is verplicht bij iedere Europese aanbestedingsprocedure boven de drempel. De Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) richt zich specifiek op integriteit en strafrechtelijke antecedenten van de inschrijvende onderneming. De A1-verklaring heeft een geheel eigen functie: zij bewijst uitsluitend de sociale verzekeringspositie van werknemers bij grensoverschrijdend werk. Deze documenten vullen elkaar aan en vervangen elkaar niet.

Proactieve voorbereiding als concurrentievoordeel

Opvallend is dat er momenteel nauwelijks aanbestedingsgerichte informatiebronnen zijn die het verband tussen A1-verklaringen en tender-inschrijvingen expliciet benoemen. Bedrijven die hun A1-documentatie al vóór de inschrijvingsdeadline volledig op orde hebben, zijn daardoor beter voorbereid dan concurrenten die dit pas in de verificatiefase regelen. Door proactief te handelen, vermijd je tijdsdruk, voorkom je onnodige risico's en vergroot je je geloofwaardigheid als betrouwbare aanbieder in de ogen van de aanbestedende dienst.

Praktische checklist: A1-verklaringen controleren bij een tender

Gebruik de onderstaande checklist als praktisch houvast wanneer je een tender tegenkomt waarbij personeel mogelijk grensoverschrijdend wordt ingezet. Door deze stappen systematisch te doorlopen, voorkom je verrassingen tijdens de verificatiefase.

1. Scan de aanbestedingsdocumenten op internationale inzet Lees bij elke nieuwe tender de technische specificaties en het programma van eisen zorgvuldig door. Zodra de opdracht werkzaamheden in een ander EU- of EER-land omvat, of als de uitvoeringslocatie buiten Nederland ligt, is de A1-verklaring direct relevant. Noteer dit als actiepunt in je inschrijvingsdossier en behandel het niet als bijzaak.

2. Stel een persoonsgebonden overzicht op Breng in kaart welke werknemers en zelfstandigen je op de opdracht wilt inzetten en in welke landen zij actief zullen zijn. Elke persoon die tijdelijk in een ander EU- of EER-land werkt, heeft een eigen individuele A1-verklaring nodig; één collectief document bestaat niet. Een gedetailleerd personeelsoverzicht met landen en geplande periodes helpt je om ontbrekende verklaringen snel te signaleren. Meer achtergrondinformatie over de A1-verklaring vind je via AWVN.

3. Controleer de geldigheidsperiode Een A1-verklaring heeft een maximale geldigheidsduur van 24 maanden. Bij opdrachten met een langere looptijd moet je tijdig een verlengingsprocedure opstarten. Plan een vaste herinnering in je agenda, minimaal twee maanden voor het aflopen van de verklaring, zodat je geen compliance-gap halverwege de opdracht riskeert.

4. Betrek onderaannemers en leveranciers actief Vergeet niet de rest van je keten. Vraag bij elke onderaannemer of leverancier die internationaal personeel inzet, schriftelijk om bewijs van geldige A1-documenten. Als inlener kun je via inlenersaansprakelijkheid mede verantwoordelijk worden gesteld voor ontbrekende verklaringen lager in de keten. Please HR Professionals legt helder uit welke verplichtingen daarbij komen kijken.

5. Organiseer je documentatie zorgvuldig Bewaar alle A1-verklaringen geordend en direct toegankelijk in je aanbestedingsdossier. Label elk document met de naam van de medewerker, het werkland en de geldigheidsdatum. Zo kun je tijdens de verificatiefase of bij een controle door de aanbestedende dienst onmiddellijk reageren zonder kostbaar tijdverlies. Een geordend dossier straalt ook professionaliteit uit richting de aanbestedende dienst. Wil je zeker weten dat je volledige inschrijving aan alle eisen voldoet, dan kan TenderMaatje je helpen bij het controleren van je aanbestedingsdossier voor indiening.

Compliance in aanbestedingsdossiers: verder dan de A1-verklaring

De A1-verklaring is een essentieel document, maar het is slechts één onderdeel van een veel breder compliance-dossier dat aanbestedende diensten verwachten. Naast een geldige A1-verklaring moet je als inschrijver ook de WagwEU-meldplicht aantoonbaar hebben nageleefd. Dit betekent dat buitenlandse werkgevers die personeel naar Nederland detacheren, de werkzaamheden vooraf hebben gemeld via het officiële meldloket. Daarnaast spelen werkvergunningen, correcte cao-naleving en fiscale verplichtingen een rol. Voor non-EU werknemers is bijvoorbeeld een tewerkstellingsvergunning vereist, terwijl gedetacheerde EU-werknemers recht hebben op Nederlandse arbeidsvoorwaarden, inclusief minimumloon. Al deze elementen moeten aantoonbaar op orde zijn, niet alleen in de praktijk, maar ook in je dossier.

Bij Europese aanbestedingen dienen inschrijvers het UEA in als eigen verklaring over hun geschiktheid. Wat veel beginners onderschatten, is dat aanbestedende diensten bij verificatie controleren of deze eigen verklaring overeenkomt met de daadwerkelijke onderliggende bewijsstukken. Een verlopen A1-verklaring, een niet-aangemelde detachering of een ontbrekende loonstrook kan direct leiden tot diskwalificatie, ook als de rest van je inschrijving uitstekend is. De administratieve verplichtingen onder de WagwEU zijn bovendien wettelijk verankerd en vereisen dat documenten tot vijf jaar na afronding beschikbaar blijven.

Een veelgemaakte fout bij bedrijven met weinig aanbestedingservaring is dat zij pas vlak voor de inleverdatum ontdekken dat bepaalde documenten ontbreken of verlopen zijn. Dat tijdstip is te laat om dit nog op te lossen. Door vroegtijdig een compliance-review uit te laten voeren, voorkom je deze situatie. TenderMaatje controleert voor inschrijvers of het complete aanbestedingsdossier voldoet aan alle gestelde eisen, inclusief de geschiktheidseisen rondom personeel en sociale zekerheid.

Een volledig en foutloos compliance-dossier beschermt je bovendien na gunning. Als niet-naleving pas na contractondertekening aan het licht komt, loop je het risico op serieuze aansprakelijkheidsclaims. Een grondige voorbereiding is dus niet alleen een vereiste voor gunning, maar ook een investering in juridische zekerheid op de lange termijn.

Conclusie: A1-verklaring als onderdeel van een sterk aanbestedingsdossier

De A1-verklaring is meer dan een administratieve formaliteit. Bij aanbestedingen waarbij personeel grensoverschrijdend wordt ingezet, is het een concreet bewijsstuk waarmee je als inschrijver aantoont dat je voldoet aan de wettelijke sociale zekerheidsverplichtingen. Ontbreekt dit document in je dossier, dan riskeer je niet alleen diskwalificatie maar ook puntverlies op geschiktheidscriteria.

De belangrijkste praktische regel: vraag de A1-verklaring minimaal vier weken voor aanvang van de uitzending aan via de SVB of MijnUWV. Zorg dat je arbeidscontract, omschrijving van de werkzaamheden, de exacte detacheringsperiode en de adresgegevens van de buitenlandse werklocatie direct beschikbaar zijn. Bewaar alle documenten geordend en toegankelijk in je aanbestedingsdossier.

Vergeet ook de A1-status van je onderaannemers en leveranciers niet te controleren. Als inlener kun je medeaansprakelijk worden gesteld wanneer zij ontbrekende verklaringen hebben, wat direct invloed heeft op je inschrijving.

Laat je volledige aanbestedingsdossier vóór indiening toetsen door TenderMaatje. Zo weet je zeker dat je aan alle eisen voldoet en geen punten laat liggen op geschiktheidscriteria.

Conclusie

De A1-verklaring is meer dan alleen een administratief document. Het is een essentieel bewijs van sociale verzekering dat beschermt, zowel werknemers als werkgevers, bij grensoverschrijdend werk.

De belangrijkste punten om te onthouden:

• Een A1-verklaring toont aan in welk land een werknemer sociaal verzekerd is

• Het document is verplicht bij werken in het buitenland binnen de EU

• Bij aanbestedingen wordt dit document steeds vaker als eis gesteld

• Zonder de juiste documentatie riskeer je boetes en uitsluiting van opdrachten

Zorg dat je administratie op orde is voordat je een aanbesteding indient of buitenlandse werknemers inzet. Vraag tijdig een A1-verklaring aan en bewaar alle documenten zorgvuldig.

Goed geregelde compliance is geen last, het is een concurrentievoordeel. Bedrijven die hun zaken op orde hebben, winnen vaker opdrachten en bouwen aan een betrouwbare reputatie. Start vandaag nog met het checken van jouw documentatie.

← Alle artikelen