Kennisbank

Eigen verklaring bij aanbestedingen: wat het is, hoe je hem invult en wanneer je bewijs moet leveren

2 oktober 2026 · Redactie TenderMaatje

Wat is de eigen verklaring (UEA), hoe vul je hem correct in en wanneer moet je bewijs leveren? Voorkom uitsluiting met deze praktische uitleg.

Je schrijft je in op een aanbesteding, vult netjes de eigen verklaring in en denkt: klaar. Maar wist je dat je op dit moment al de fout in kunt gaan, zonder dat je het doorhebt?

De eigen verklaring bij aanbestedingen, ook wel het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) genoemd, is voor veel ondernemers een verplicht formulier dat ze invullen zonder de consequenties volledig te begrijpen. Het document lijkt eenvoudig: je verklaart op eigen gezag dat je voldoet aan de gestelde eisen. Maar achter die schijnbare eenvoud schuilt een belangrijk risico. Wie niet weet wanneer bewijsdocumenten worden opgevraagd en welke stukken dan geaccepteerd worden, loopt het gevaar alsnog te worden uitgesloten van de aanbesteding.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat de eigen verklaring is, hoe je hem correct invult en wanneer je welke bewijsstukken nodig hebt. We bespreken ook de meest gemaakte fouten, wat de regels zijn bij aanbestedingen onder de Europese drempelwaarde, en of je een vergissing nog kunt herstellen. Na het lezen weet je precies hoe je uitsluiting voorkomt.

Wat is de eigen verklaring (UEA) en waarom bestaat hij?

De eigen verklaring, ook wel UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) of zelfselectieverklaring genoemd, is een gestandaardiseerd formulier waarmee je als inschrijver op eigen gezag verklaart dat je voldoet aan de eisen van een aanbesteding. Je levert dus eerst geen bewijsstukken aan, maar geeft een verklaring op erewoord. Pas later in de procedure worden de daadwerkelijke documenten opgevraagd, doorgaans alleen bij de winnende partij.

Dit principe heet administratieve lastenverlichting. Zonder de UEA zou elke inschrijver bij iedere aanbesteding opnieuw een complete set bewijsstukken moeten verzamelen en indienen. Dankzij het gestandaardiseerde formulier, dat in de hele EU uniform is, volstaat de verklaring als eerste stap. Het formulier is verplicht gesteld via de Aanbestedingswet 2012 en vervangt oudere nationale modellen.

Wanneer is de UEA verplicht? Bij alle aanbestedingen boven de Europese drempelwaarden is het gebruik ervan wettelijk voorgeschreven. Bij aanbestedingen onder die drempelwaarden geldt de verplichting alleen als de aanbestedende dienst uitdrukkelijk uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen stelt in de aanbestedingsdocumenten.

Zoek je het formulier zelf? Zoekopdrachten naar uea formulier downloaden of uniform europees aanbestedingsdocument pdf verwijzen allemaal naar hetzelfde document. De officiële versie is digitaal beschikbaar via de UEA-tool op TenderNed.

Wil je meer weten over wat het UEA precies is en hoe je het foutloos invult, lees dan ook het UEA-formulier: wat het is en hoe je veelgemaakte fouten vermijdt. De volgende secties behandelen de inhoud van het formulier stap voor stap.

De twee kernonderdelen van het UEA-formulier

Het UEA-formulier is opgebouwd rond twee inhoudelijke blokken. Beide bepalen direct of je mee mag doen aan een aanbesteding.

Uitsluitingsgronden

Uitsluitingsgronden zijn persoonlijke omstandigheden die een inschrijver diskwalificeren, ongeacht de kwaliteit van de aanbieding. Denk aan onherroepelijke veroordelingen voor fraude, corruptie of witwassen, maar ook aan faillissement of ernstige beroepsfouten in het verleden.

Het onderscheid tussen twee categorieën is essentieel:

• Verplichte uitsluitingsgronden: de aanbestedende dienst moet uitsluiten. Voorbeelden zijn veroordelingen voor corruptie, witwassen of terrorisme. Er is geen ruimte voor afweging.

• Facultatieve uitsluitingsgronden: de aanbestedende dienst kan uitsluiten. Voorbeelden zijn betalingsachterstanden bij de Belastingdienst of ernstige tekortkomingen bij eerdere opdrachten. Hier weegt de aanbestedende dienst proportionaliteit mee.

Geschiktheidseisen

Nadat de uitsluitingsgronden zijn getoetst, komen de geschiktheidseisen aan bod. Die zijn onderverdeeld in drie categorieën:

• Financiële draagkracht: bijvoorbeeld een minimale jaaromzet of solvabiliteitseis.

• Technische bekwaamheid: referentieopdrachten van vergelijkbare omvang, of relevante certificeringen zoals ISO.

• Beroepsbekwaamheid: inschrijving bij de KvK of het bezit van specifieke beroepstitels.

Het verschil tussen een geschiktheidseis en een uitsluitingsgrond is relevant voor hoe je de vragen in het formulier beantwoordt.

Invullen: meer dan een formaliteit

Per onderdeel beantwoord je in de eigen verklaring met "ja" of "nee" of een situatie op jou van toepassing is. Een verkeerde of ondoordachte beantwoording geldt juridisch als een onjuiste verklaring, met directe uitsluiting als mogelijk gevolg. Neem de vragen daarom nooit routinematig door.

Stap voor stap: zo vul je de eigen verklaring correct in

Nu je weet wat de twee blokken inhouden, is de vraag hoe je het formulier foutloos invult.

Stap 1: Haal de aanbestedingsdocumenten erbij

De aanbestedende dienst bepaalt welke uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen voor díeze opdracht gelden. Vul alleen de relevante onderdelen in. Standaard alles invullen vergroot de kans op inconsistenties en overbodige verklaringen.

Stap 2: Gebruik het digitale UEA-tool via TenderNed

Via TenderNed importeer je de aanbestedingsspecifieke instellingen direct in het formulier. Dat voorkomt de invulfouten die ontstaan bij een losstaand PDF-formulier, waarbij je zelf moet bepalen welke velden van toepassing zijn. Het UEA-formulier is via deze tool ook digitaal beschikbaar als je zoekt naar meer informatie over de eisen die in bijna elke aanbesteding terugkomen.

Stap 3: Beantwoord uitsluitingsvragen zorgvuldig

Twijfel je of een eerdere zakelijke situatie kwalificeert als uitsluitingsgrond? Raadpleeg een adviseur vóór indiening.

Stap 4: Gebruik concrete, verifieerbare gegevens

Vul geschiktheidseisen in met exacte cijfers: bij referentieopdrachten noteer je de contractwaarde, de looptijd en de naam van de opdrachtgever. Deze gegevens worden later gecontroleerd; vage omschrijvingen leiden tot discussie of uitsluiting.

Stap 5: Sla het formulier op als herbruikbaar document

Bewaar de ingevulde UEA na afronding. Bij een volgende aanbesteding pas je alleen de aanbestedingsspecifieke onderdelen aan, wat aanzienlijk tijd bespaart.

Veelgemaakte fouten om te vermijden:

• Breed declareren zoals "wij voldoen aan alle eisen" zonder specificatie

• Referenties opgeven die inhoudelijk niet aansluiten op de gestelde geschiktheidseisen

• Het formulier laten ondertekenen door iemand zonder tekeningsbevoegdheid

Wanneer moet je bewijsdocumenten aanleveren?

De eigen verklaring werkt via een tweefasensysteem. Bij inschrijving volstaat de verklaring zelf. Pas daarna, bij de gunningsbeslissing, vraagt de aanbestedende dienst bewijsstukken op om te controleren of jouw verklaring klopt.

In de praktijk worden bewijsstukken vrijwel altijd alleen bij de beoogd winnaar opgevraagd. Toch heeft de aanbestedende dienst het wettelijke recht om bij álle inschrijvers te controleren. Reken er dus niet op dat je als verliezende partij nooit aan de beurt bent.

Voorbeelden van bewijsstukken per categorie:

• Uitsluitingsgronden: bijvoorbeeld een verklaring van de Belastingdienst over betalingsgedrag

• Financiële geschiktheid: een bankverklaring of jaarrekening

• Technische bekwaamheid: ondertekende referentieverklaringen van eerdere opdrachtgevers

De exacte termijn staat in de aanbestedingsdocumenten; controleer deze per procedure.

Praktische tip: vraag de Belastingdienst-verklaring ruim op tijd aan. De doorlooptijd bij de Belastingdienst kan aanzienlijk zijn; vraag de verklaring ruim vóór de sluitingsdatum aan. Wie wacht tot na de gunning, riskeert de deadline te missen en alsnog te worden uitgesloten, ook na een winnende inschrijving.

Controleer bij elke aanbesteding welke bewijsstukken worden gevraagd en zorg dat je ze op tijd kunt leveren. In het volgende onderdeel lees je waarom de datum op die stukken net zo belangrijk is als de stukken zelf.

De belangrijkste valkuil: bewijsstukken moeten dateren van vóór de inschrijvingsdatum

Een veelvoorkomend misverstand is dat inschrijvers bewijsstukken ook ná de inschrijving mogen aanvragen of opstellen. Dat is onjuist.

De juridische lijn is duidelijk. De Rechtbank Oost-Brabant oordeelde in 2019 (ECLI:NL:RBOBR:2019:166) dat bewijsstukken moeten aantonen dat de inschrijver op het moment van inschrijving aan de eisen voldeed. Stukken met een datum ná de inschrijvingsdeadline zijn niet geldig als bewijs, ongeacht de uitkomst van de procedure.

Een concreet voorbeeld. Je wint een aanbesteding, ontvangt het verzoek om bewijsstukken en vraagt vervolgens een verklaring betalingsgedrag aan bij de Belastingdienst. Die verklaring draagt een datum van ná de sluitingsdatum. Resultaat: uitsluiting, ook al had je de beste aanbieding. De doorlooptijd bij de Belastingdienst kan aanzienlijk zijn; vraag de verklaring ruim vóór de sluitingsdatum aan.

De logica is juridisch consistent: de eigen verklaring legt jouw situatie vast op het moment van inschrijving. Bewijs ondersteunt die verklaring achteraf, maar mag geen nieuwe of latere toestand vastleggen.

Wat je concreet regelt vóór iedere inschrijving:

• Inventariseer welke bewijsstukken voor déze aanbesteding verwacht worden.

• Controleer de houdbaarheidsdatum van bestaande documenten, zoals jaarrekeningen of certificaten.

• Weet hoe lang het duurt om ontbrekende stukken te verkrijgen en plan dit in vóór de sluitingsdatum.

Kun je een fout in de eigen verklaring nog herstellen?

Naast de timing van bewijsstukken is er nog een andere vraag die inschrijvers bezighoudt: wat als je een fout hebt gemaakt in de eigen verklaring zelf? Het eerlijke antwoord is dat je daar zelden op kunt rekenen.

Onder de Aanbestedingswet 2012 hebben aanbestedende diensten een beperkte bevoegdheid om inschrijvers te vragen kleine onvolkomenheden te herstellen. Dat is een bevoegdheid, geen verplichting. De dienst mag helpen, maar hoeft dat niet.

Wat is herstelbaar?

Herstel komt doorgaans alleen in aanmerking bij evidente administratieve fouten: een vergeten handtekening, een formulier dat niet is gedateerd of een vakje dat per abuis leeg is gebleven. Dat soort formele slordigheden kan een aanbestedende dienst laten corrigeren zonder dat de inschrijving inhoudelijk verandert.

Inhoudelijke onjuistheden vallen buiten die categorie. Als je een verplichte uitsluitingsgrond ten onrechte als "niet van toepassing" hebt aangevinkt, is herstel in vrijwel alle gevallen uitgesloten. Er is geen ruimte om de verklaring achteraf te corrigeren.

Het gelijkheidsbeginsel begrenst de speelruimte

Aanbestedende diensten moeten herstelmogelijkheden consistent toepassen. Herstel toestaan bij de ene inschrijver en weigeren bij een andere is in strijd met het gelijkheidsbeginsel. Dit betekent ook dat een aanbestedende dienst terughoudend zal zijn met herstel, juist om geen ongelijke behandeling te riskeren.

Meer over de gevolgen van knock-outcriteria lees je in dit overzicht over het herkennen en vermijden van knock-outcriteria bij aanbestedingen.

De praktische conclusie is kort: reken niet op herstelmogelijkheden. Een correcte eerste invulling is de enige betrouwbare strategie.

Eigen verklaring bij aanbestedingen onder de Europese drempelwaarde

De regels die tot nu toe zijn beschreven, gelden voor aanbestedingen boven de Europese drempelwaarden. Bij nationale aanbestedingen daaronder ligt het anders.

Zoals eerder vermeld is het UEA onder de Europese drempel niet automatisch verplicht.

Let op de terminologie in de aanbestedingsdocumenten. Niet elke aanbestedende dienst gebruikt bij nationale procedures het gestandaardiseerde UEA-formulier. Sommige aanbesteders hanteren een eigen model, met afwijkende naamgeving en een andere opbouw. Lees de aanbestedingsstukken daarom altijd nauwkeurig voordat je begint met invullen. Welke verklaring verplicht is, verschilt per procedure en aanbestedende dienst.

De bewijstimingsverplichting geldt ook hier. Bewijsstukken moeten dateren van vóór de inschrijvingsdatum, ook als de UEA zelf niet wettelijk voorgeschreven is voor die procedure. Het moment waarop jij aan de eisen voldeed, is het moment van inschrijving, en je bewijs moet dat bevestigen.

Kortom: het format kan verschillen bij aanbestedingen onder de drempel, maar de inhoudelijke verplichtingen en risico's blijven gelijkwaardig.

Conclusie: zo voorkom je uitsluiting op de eigen verklaring

Of je nu inschrijft boven of onder de Europese drempelwaarde, de conclusie is dezelfde: de eigen verklaring is geen administratieve formaliteit die je even afvinkt.

Drie regels om uitsluiting te voorkomen:

• Controleer vóór iedere inschrijving welke uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen gelden, welke bewijsstukken daarvoor vereist zijn en hoe lang het duurt om die stukken te verkrijgen.

• Dien de eigen verklaring alleen in als je zeker weet dat je de bijbehorende bewijsstukken kunt overleggen die dateren van vóór de inschrijvingsdeadline.

• Gebruik de UEA ook als voorbereiding: de eisen die erin staan, laten zien wat je als organisatie structureel op orde moet hebben om kansrijk te blijven inschrijven.

Wie de UEA alleen ziet als een te ondertekenen formulier, mist het punt. Het document dwingt je om na te denken over je eigen organisatie: heb je actuele referenties, klopt je financiële positie, en zijn er situaties uit het verleden die als uitsluitingsgrond kunnen kwalificeren?

TenderMaatje controleert jouw inschrijving op volledigheid en naleving van geschiktheidseisen, zodat je niet voor verrassingen staat op het moment dat bewijsstukken worden opgevraagd. Een correcte eigen verklaring begint niet bij het formulier, maar bij de voorbereiding ervoor.

← Alle artikelen